Novas Regras do Simples Nacional em 2026

O Simples Nacional sempre foi visto como o “regime queridinho” das micro e pequenas empresas, por unir vários tributos em uma única guia e simplificar boa parte da burocracia fiscal. Porém, a partir de 2026, esse regime entra em uma nova fase, com mudanças importantes trazidas pela Resolução CGSN nº 183/2025, que altera pontos centrais da Resolução CGSN nº 140/2018.

Essas alterações não se limitam a detalhes técnicos. Elas mexem com:

• O conceito de receita bruta.

• A forma como declarações são interpretadas pelo fisco.

• As multas por erros e atrasos.

• As regras para adesão e permanência no regime.

• A integração digital e o compartilhamento de dados entre União, Estados, Distrito Federal e Municípios.

Se você é empresário e está enquadrado no regime simplificado, entender as Novas Regras do Simples Nacional em 2026 não é uma opção: é uma necessidade para manter a sua empresa regular, evitar exclusão do regime e não pagar mais impostos do que o necessário.

A seguir, a Contabiliza+ Contabilidade explica, em linguagem prática, o que muda e como se preparar.

Por que o Simples Nacional está mudando em 2026?

Nos últimos anos, a pauta de reforma tributária ganhou força no Brasil, com foco em três objetivos principais:

• Simplificar o sistema de tributos sobre consumo.

• Reduzir brechas usadas para planejamento abusivo e sonegação.

• Aumentar a integração entre as administrações tributárias.

Dentro desse contexto, o Simples Nacional não poderia ficar de fora. A Resolução CGSN nº 183/2025 vem justamente para:

• Atualizar a regulamentação do regime simplificado.

• Adequar suas regras às novas leis complementares aprovadas em 2025.

• Reforçar a ideia de que o Simples não é um “favor”, mas sim um regime especial com contrapartidas e responsabilidades.

Em outras palavras: o Simples continua sendo vantajoso para quem fatura dentro do limite e está organizado, mas passa a ser mais rigoroso com quem tenta burlar regras, fragmentar faturamento ou descuidar das obrigações acessórias.

Novos princípios do Simples Nacional: mais cooperação e transparência

Uma novidade importante é a inclusão explícita de princípios que passam a orientar a gestão do Simples Nacional. Entre eles:

• Simplicidade

• Transparência

• Justiça tributária

• Cooperação e integração entre União, Estados, DF e Municípios

• Defesa do meio ambiente

Pode parecer apenas “linguagem jurídica”, mas esses princípios têm reflexo prático.

Na prática, isso significa:

• Maior esforço para padronizar procedimentos entre os entes federados.

• Compartilhamento mais intenso de dados e declarações.

• Fiscalizações coordenadas, com menos espaço para contradições entre uma esfera e outra.

• Utilização de informações prestadas pela própria empresa como base para autuações, cruzamentos e monitoramento.

Para o empresário, a mensagem é clara: o que você declara será levado muito mais a sério e será visto de forma integrada por todos os fiscos.

Conceito ampliado de receita bruta: fim das “brechas de faturamento”

Um ponto-chave das novas regras do Simples Nacional em 2026 é a atualização do conceito de receita bruta, que passa a ser entendido de forma mais ampla e integrada.

Pelas novas regras, devem ser consideradas:

• Todas as receitas da atividade principal da empresa, incluindo venda de bens, prestação de serviços e resultados em operações por conta própria ou alheia.

• As receitas auferidas em diferentes inscrições cadastrais, ainda que a mesma empresa possua mais de um CNPJ ou inscrição estadual/municipal.

• As receitas obtidas na condição de contribuinte individual, em situações específicas previstas na legislação.

O objetivo é fechar brechas de planejamento em que:

• Um mesmo negócio divide o faturamento em vários CNPJs para se manter “dentro do limite” do Simples.

• Parte da receita é faturada na pessoa jurídica e parte na pessoa física (como contribuinte individual), para driblar as vedações ou o limite de receita.

Com o conceito ampliado, o olhar passa a ser sobre o conjunto das atividades e receitas, e não apenas sobre um CNPJ isolado.

Para você, empresário, isso traz algumas consequências práticas:

• Se o grupo econômico ou as pessoas ligadas ao negócio já movimentam valores próximos ao limite do Simples, é hora de rever a estratégia.

• Não é mais seguro “espalhar” faturamento em múltiplas empresas sem uma justificativa real de negócio.

• Planejamento tributário passa a ser assunto sério, que precisa ser conduzido com apoio de um contador especializado, e não apenas com “jeitinhos”.

Obrigações acessórias com natureza declaratória: o que você informa vale como confissão de dívida

Outra mudança estrutural nas novas regras do Simples Nacional é a transformação de declarações em instrumentos com natureza declaratória, ou seja, com valor de confissão de dívida.

Isso vale, especialmente, para:

• PGDAS-D (Programas Geradores do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório)

• Defis (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais)

• DASN-Simei (para o MEI)

O que isso significa na prática?

• Os dados declarados nessas obrigações passam a constituir, por si só, a dívida tributária.

• Não é mais necessário que o fisco faça lançamento de ofício para cobrar tributos declarados e não pagos.

• A empresa admite que deve aquele valor ao preencher e transmitir a declaração, mesmo que ainda não tenha gerado a guia ou feito o pagamento.

Isso traz dois recados importantes:

1. Acabou a ideia de que “declarar é só burocracia”
   Preencher o PGDAS-D, a Defis ou a DASN-Simei de qualquer jeito, apenas para não perder o prazo, é uma estratégia extremamente arriscada a partir de 2026.

2. A retificação se torna uma ferramenta essencial
   Se houver erro na declaração, a empresa precisa agir rápido, retificar e regularizar o que for necessário, antes que a situação evolua para cobrança, negativação ou exclusão do regime.

No caso do MEI, a DASN-Simei ganha ainda mais peso, pois:

• As informações podem ser compartilhadas com outros órgãos federais.

• Os dados podem ser utilizados, por exemplo, para substituir o envio da RAIS.

• A declaração também passa a ser confissão de dívida, exigindo maior cuidado mesmo dos microempreendedores individuais.

Integração digital e compartilhamento de dados: tudo conversa com tudo

As novas regras reforçam a ideia de integração digital entre fiscos, com compartilhamento de praticamente todas as informações relevantes da empresa.

Alguns pontos de destaque:

• Dados dos documentos fiscais eletrônicos (como NF-e e NFS-e) serão compartilhados entre União, Estados, DF e Municípios.

• Em muitos casos, a empresa fica dispensada de transmitir dados em duplicidade, desde que os documentos eletrônicos já estejam disponíveis para os fiscos.

• As informações da Defis, PGDAS-D e DASN-Simei também serão compartilhadas entre as diferentes administrações tributárias.

Isso significa que:

• O fisco passa a ter uma visão muito mais completa do negócio.

• Divergências entre notas fiscais, declarações e pagamentos serão identificadas com mais facilidade.

• A regularidade cadastral e fiscal precisa ser tratada como prioridade, não como algo que se resolve só no fim do ano.

Empresas que sempre trabalharam de forma organizada, com notas emitidas corretamente e declarações coerentes, devem se beneficiar desse ambiente mais integrado. Já quem “não liga muito” para essas rotinas tende a enfrentar mais notificações, intimações e, possivelmente, autuações.

Adesão ao Simples para empresas em início de atividade: mais simples e rápida

Um ponto positivo das mudanças é a simplificação para quem está começando um negócio.

De acordo com as novas regras:

• A opção pelo Simples Nacional poderá ser feita no mesmo momento em que a empresa faz a inscrição no CNPJ, utilizando o Portal Redesim.

• A adesão poderá produzir efeitos já a partir da data de abertura do CNPJ, desde que não existam impedimentos.

• Se houver pendências impeditivas, o empreendedor terá até 30 dias contados da inscrição no CNPJ para regularizar a situação e consolidar a opção.

Na prática, isso reduz:

• O risco de o empresário perder o prazo de opção pelo Simples por desconhecimento.

• A demora entre a abertura da empresa e o enquadramento no regime desejado.

• A insegurança de começar a emitir notas sem saber qual será, de fato, o regime tributário.

Por outro lado, reforça a importância de:

• Definir corretamente o CNAE já na abertura.

• Verificar se não há vedações ao ingresso no Simples.

• Contar com apoio contábil desde o primeiro momento, para evitar erros que podem custar caro depois.

Fiscalização municipal e escrituração fiscal digital: atenção ao que o seu município exigir

Outra novidade é a ampliação da autonomia dos Estados, Distrito Federal e Municípios para exigirem obrigações acessórias adicionais das empresas optantes pelo Simples.

Pelas novas regras:

• Esses entes podem exigir escrituração fiscal digital ou obrigação equivalente para microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples.

• Quando isso ocorrer, o ente que exigir deve disponibilizar programa gratuito, com link no Portal do Simples Nacional.

Para a empresa, isso quer dizer:

• Em alguns municípios, a rotina fiscal pode ficar um pouco mais complexa, com necessidade de enviar informações específicas.

• Obrigações locais, muitas vezes negligenciadas, ganharão mais relevância e fiscalização.

• Em contrapartida, essa escrituração pode substituir outras exigências redundantes, trazendo alguma racionalização do processo.

Mais uma vez, organização e acompanhamento próximo da contabilidade serão fundamentais para não perder prazos nem deixar informações de fora.

Novas regras de multas para PGDAS-D, Defis e outras declarações

As multas relacionadas às declarações no Simples Nacional também foram atualizadas, com vigência mais sensível a partir de 1º de janeiro de 2026, especialmente no caso do PGDAS-D.

Em linhas gerais, as novas regras estabelecem que:

• Para o PGDAS-D, a multa por ausência de informações ou atraso na entrega passa a ser de:

  • 2% ao mês ou fração, sobre o valor dos impostos e contribuições informados.

  • Limitada a 20% do total devido.

• Para a Defis, a empresa fica sujeita a:

  • Multa de 2% ao mês, limitada a 20% sobre o montante dos tributos informados.

  • Multa adicional de R$ 100,00 a cada grupo de 10 informações incorretas ou omitidas.

  • Multa mínima de R$ 200,00, com possibilidade de redução quando a entrega for espontânea ou ocorrer dentro do prazo fixado em intimação.

Além disso, declarações que não seguirem as especificações técnicas podem ser consideradas como não entregues, sujeitando a empresa:

• À necessidade de enviar uma nova declaração.

• À aplicação das mesmas multas previstas para atraso ou não entrega.

Na prática, isso reforça três pontos:

• Entregar no prazo é fundamental.

• Entregar certo é tão importante quanto entregar no prazo.

• Ter processos internos bem definidos (quem confere, quem transmite, como são arquivados os documentos) deixa de ser um luxo e passa a ser questão de sobrevivência fiscal.

Atualização nas vedações ao Simples Nacional: quem fica de fora?

A Resolução nº 183/2025 também atualiza e reorganiza as vedações ao Simples Nacional, deixando mais claro em quais casos a empresa não pode optar ou não pode permanecer no regime.

Entre as hipóteses de impedimento, destacam-se:

• Empresas cujo titular ou sócio seja domiciliado no exterior.

• Empresas que possuam filial, sucursal, agência ou representação fora do país.

• Empresas que realizem locação de imóveis próprios, nas condições previstas na legislação.

• Empresas constituídas sob a forma de sociedade em conta de participação (SCP).

• Situações em que os sócios mantêm, em relação ao contratante, relação de pessoalidade, subordinação e habitualidade, descaracterizando a autonomia empresarial.

• Empresas em que sócios ou titulares sejam administradores de outra pessoa jurídica com fins lucrativos, quando a receita bruta global ultrapassar o limite do Simples.

Para o empresário, isso significa que:

• Estruturas societárias montadas apenas para reduzir imposto, sem base econômica real, terão cada vez menos espaço.

• Antes de abrir ou alterar o contrato social, é fundamental consultar a contabilidade para não criar uma situação que impeça o ingresso ou provoque a exclusão do regime.

• Monitorar a receita bruta global (somando empresas ligadas) passa a ser tão importante quanto monitorar a receita de uma empresa isolada.

O que essas mudanças significam na prática para micro e pequenas empresas?

Reunindo todos os pontos, podemos resumir os impactos das novas regras do Simples Nacional em 2026 assim:

• O regime fica mais moderno e integrado digitalmente.

• As obrigações acessórias ganham peso jurídico, virando confissão de dívida.

• Fica mais difícil “mascarar” o faturamento ou utilizar múltiplos CNPJs para permanecer artificialmente no regime.

• Multas por erro e atraso tornam-se mais claras e, em alguns casos, mais pesadas.

• A adesão para novas empresas é facilitada, desde que a regularidade seja mantida desde o início.

Para empresas organizadas, com contabilidade estruturada e acompanhamento próximo, o Simples continua sendo uma excelente oportunidade de:

• Pagar menos tributos em relação a outros regimes.

• Ter mais previsibilidade nas obrigações.

• Crescer com uma base fiscal saudável.

Já para quem não leva a parte fiscal a sério, as novas regras ampliam o risco de:

• Acúmulo de dívidas com base em declarações mal preenchidas.

• Exclusão do regime por descumprimento de vedações ou obrigações.

• Penalidades que comprometem o caixa e a continuidade do negócio.

Como se preparar para as novas regras do Simples Nacional em 2026?

Alguns passos práticos podem fazer toda a diferença na preparação da sua empresa:

1. Revisar o faturamento e a estrutura do negócio

• Verifique se existem outras empresas ligadas aos sócios e qual é a receita global.

• Avalie se o modelo atual de faturamento (PJ x PF, filiais, inscrições múltiplas) está em linha com o conceito ampliado de receita bruta.

• Se o faturamento estiver próximo do limite do Simples, comece desde já a estudar cenários em Lucro Presumido ou Lucro Real, com apoio da contabilidade.

2. Colocar em ordem as obrigações acessórias

• Garanta que PGDAS-D, Defis e DASN-Simei estão sendo entregues corretamente e dentro do prazo.

• Crie fluxos internos claros: quem separa documentos, quem lança no sistema, quem confere e quem transmite.

• Avalie retificações necessárias em declarações passadas, para reduzir o risco de problemas quando as novas regras estiverem 100% em vigor.

3. Fortalecer o relacionamento com sua contabilidade

• Deixe de ver a contabilidade como “só geradora de guia” e passe a tratá-la como parceira estratégica.

• Peça simulações para entender como sua empresa seria impactada em diferentes cenários (mudança de faturamento, inclusão ou saída de sócios, alteração de enquadramento).

• Utilize os relatórios e orientações da contabilidade para tomar decisões de negócio, não apenas para cumprir exigências legais.

Como a Contabiliza+ Contabilidade pode ajudar sua empresa nessa nova fase do Simples

A Contabiliza+ Contabilidade acompanha de perto todas as mudanças do Simples Nacional e está preparada para orientar sua empresa em cada etapa dessa transição.

Com um time especializado em micro e pequenas empresas, nós ajudamos você a:

• Entender, na prática, as novas regras do Simples Nacional em 2026 e como elas se aplicam ao seu negócio específico.

• Revisar sua estrutura tributária e societária, evitando vedações e desenquadramentos inesperados.

• Organizar e revisar suas declarações (PGDAS-D, Defis, DASN-Simei), reduzindo riscos de multas e autuações.

• Simular cenários com diferentes regimes tributários, para que você pague o mínimo de impostos possível, dentro da lei.

• Manter um acompanhamento contínuo, garantindo que sua empresa cresça com segurança em um ambiente fiscal cada vez mais digital e integrado.

Se você quer se antecipar às mudanças, evitar problemas com o fisco e transformar o Simples em um aliado real do seu negócio, o momento de agir é agora.

Fale com a Contabiliza+ Contabilidade e descubra como adaptar sua empresa às novas regras do Simples Nacional em 2026, pagando menos impostos e ganhando tranquilidade para focar no que realmente importa: o crescimento do seu negócio.