Nota fiscal ou recibo: veja quais documentos emitir para seus pacientes

Nota fiscal ou recibo: veja quais documentos emitir para seus pacientes. Para muitos profissionais de saúde — médicos, dentistas, psicólogos, fisioterapeutas, nutricionistas, entre outros — e até mesmo profissionais de áreas como estética ou bem-estar, essa pergunta surge quando precisam formalizar o atendimento prestado a uma pessoa física. 

De um lado, a nota fiscal e o recibo possuem finalidades e exigências diferentes; de outro, existem legislações específicas, sobretudo quando falamos de atendimento no CPF ou no CNPJ. 

O ideal é entender bem o contexto, as regras de cada documento e as obrigações fiscais correspondentes. Assim, neste artigo, nós vamos abordar a diferença entre nota fiscal ou recibo, e em quais situações cada um deve ser utilizado.

Por que se preocupar com a emissão de nota fiscal ou recibo para pacientes?

A formalização do serviço prestado assegura que o paciente tenha um comprovante válido para deduzir despesas médicas no Imposto de Renda (ou até buscar reembolso com o plano de saúde), além de proteger o profissional de questionamentos sobre omissão de rendimentos. 

Manter a documentação em ordem é fundamental para evitar problemas com a Receita Federal e possíveis multas por descumprimento de obrigações acessórias.

Entretanto, definir entre nota fiscal ou recibo não é apenas uma questão de escolha pessoal; envolve analisar o formato de atuação em que o profissional se enquadra (pessoa física ou jurídica). 

Para quem atua como pessoa jurídica, é preciso utilizar a emissão de nota fiscal (NFS-e), já quem ainda atua como pessoa física, atendendo outras pessoas físicas, precisa emitir o recibo no aplicativo oficial da Receita Federal, através do módulo Receita Saúde.

Diferenças entre nota fiscal ou recibo

Para que não restem quaisquer dúvidas, confira a diferença entre nota fiscal ou recibo:

O que é um recibo: O recibo é um documento que especifica quem pagou, quem recebeu e por qual serviço/produto. 

Para profissionais autônomos que atendem clientes pessoas físicas no CPF, o recibo é a forma de comprovar a receita e, no caso de serviços de saúde, embasar a dedução no IRPF do paciente. 

O que é uma nota fiscal: A nota fiscal é um documento oficial, reconhecido pelos órgãos tributários (federal, estadual, municipal), que comprova a prestação de serviço ou a venda de produtos, devendo ser emitida pela empresa (pessoa jurídica) que realiza a operação. 

Ao se formalizar com um CNPJ e aderir a um regime tributário (como Simples Nacional ou Lucro Presumido), o profissional passa a ter a obrigação de emitir nota fiscal ao prestar serviços a pessoas físicas ou jurídicas. 

Assim, a nota fiscal ou recibo se diferenciam no sentido de que a NF deve ser gerada por aqueles que atuam como pessoa jurídica, e o recibo, por profissionais que prestam serviços como pessoa física para outras pessoas físicas.

Quem deve emitir recibo e quem deve emitir nota fiscal?

Caso o profissional (médico, dentista, psicólogo, etc.) atenda via CPF, recebendo de clientes do tipo pessoa física, a regra geral é emitir recibo. 

Recentemente, a Receita Federal implementou o aplicativo Receita Saúde, exigindo que quem atua nessa condição não utilize mais os talonários em papel, mas emita os recibos eletrônicos pelo sistema. 

Dessa forma, para esse grupo, falar em nota fiscal ou recibo significa, que a única opção é o recibo (digital, atualmente).

Profissionais com CNPJ

Por outro lado, se o profissional abriu empresa e atua sob o regime empresarial, ele deve emitir nota fiscal de serviço (NFS-e) para cada atendimento a paciente, recolhendo tributos conforme o Simples Nacional ou outro regime de tributação. 

Nesse caso, não é necessário utilizar o Receita Saúde, uma vez que a emissão das notas fiscais é realizada através do site da Prefeitura.

Situações mistas

Há profissionais que por estratégia tributária, declaram parte dos rendimentos como pessoa física e outra parte como pessoa jurídica.

Nesses casos, é preciso atenção para não confundir as obrigações. Atendimentos em nome do CPF requerem recibo digital; atendimentos em nome da empresa (CNPJ) requerem NF. 

Se o profissional alterna entre ambos sem coerência, surgem discrepâncias de rendimentos e riscos de malha fina.

Contexto legal e fiscal do recibo em papel versus recibo digital

Diante da digitalização crescente, a Receita Federal lançou o aplicativo “Receita Saúde” para substituir o talão de recibos em papel. 

Profissionais de saúde que prestam serviços a pessoas físicas no CPF devem emitir recibo eletrônico, gerando maior controle do fisco sobre o total de rendimentos declarados. 

Essa ferramenta também facilita o paciente, que terá um documento online e seguro para deduzir no IR. 

Assim, quando pensamos em nota fiscal ou recibo para pessoas físicas, e o profissional não tem CNPJ, a emissão via Receita Saúde é a forma correta de cumprir a obrigação.

Emissão de NF para pessoa física no CNPJ

Se o consultório é uma empresa, a lei exige a emissão da nota fiscal de serviço (NFS-e) para cada paciente, seja ele pessoa física ou jurídica. 

Sendo assim, se você está em regime empresarial, não é permitido substituir a NF por um recibo. A nota fiscal serve como comprovação oficial e garante o recolhimento de ISS ao município, além de IRPJ, CSLL, PIS e COFINS.

Impactos contábeis e tributários: qual documento gera qual imposto?

Quando o profissional autônomo emite recibo (no modo digital, Receita Saúde), esses valores compõem sua base de cálculo mensal para apuração do IR via carnê-Leão, podendo chegar a alíquota de 27,5%. 

Base de cálculo	Alíquota	Parcela a deduzir
Até 2.259.20	Isento	Isento
De 2.259,21 até 2.826,65	7,50%	R$ 169,44
De 2.826,66 até 3.751,05	15%	R$ 381,44
De 3.751,06 até 4.664,68	22,50%	R$ 662,66
Acima de 4.664,68	27,50%	R$ 896,00

Também incide o ISS (com alíquota entre 2% e 5%), além da contribuição previdenciária (INSS). Se o profissional omitir alguma parte dos recebimentos, corre-se risco de multas e sonegação.

Nota fiscal e tributação como PJ

Quando a atividade está sob CNPJ, o recolhimento segue o regime escolhido, como por exemplo, o Simples Nacional ou o Lucro Presumido.

Para grande parte dos consultórios, o Simples Nacional se mostra vantajoso, com alíquotas iniciando em 6% no Anexo III. No entanto, existem casos onde a melhor opção é o regime presumido.

Simples Nacional

O Simples Nacional é um regime tributário simplificado voltado para micro e pequenas empresas, incluindo consultórios e clínicas. 

O principal benefício do Simples Nacional é a unificação de impostos em uma única guia, além de oferecer alíquotas reduzidas que podem beneficiar profissionais que se formalizam como PJ.

Para profissionais de saúde, o regime possui duas categorias de tributação:

• Anexo III: Com alíquotas a partir de 6%, é voltado para profissionais que destinam ao menos 28% do faturamento para a folha de pagamento.

Faixa	Receita em 12 meses	Alíquota	Valor a deduzir
1ª	Até 180.000,00	6,00%	—
2ª	De 180.000,01 a 360.000,00	11,20%	R$ 9.360,00
3ª	De 360.000,01 a 720.000,00	13,20%	R$ 17.640,00
4ª	De 720.000,01 a 1.800.000,00	16,00%	R$ 35.640,00
5ª	De 1.800.000,01 a 3.600.000,00	21,00%	R$ 125.640,00
6ª	De 3.600.000,01 a 4.800.000,00	33,00%	R$ 648.000,00

• Anexo V: Com alíquotas a partir de 15,50%, se aplica a profissionais que possuem uma folha de pagamento menor que 28% do faturamento.

Faixa	Receita em 12 meses	Alíquota	Valor a deduzir
1ª	Até 180.000,00	15,50%	—
2ª	De 180.000,01 a 360.000,00	18,00%	R$ 4.500,00
3ª	De 360.000,01 a 720.000,00	19,50%	R$ 9.900,00
4ª	De 720.000,01 a 1.800.000,00	20,50%	R$ 17.100,00
5ª	De 1.800.000,01 a 3.600.000,00	23,00%	R$ 62.100,00
6ª	De 3.600.000,01 a 4.800.000,00	30,50%	R$ 540.000,00

Além disso, é importante destacar que devido aos valores da coluna “Valor a deduzir”, a alíquota efetiva máxima do Simples para profissionais da saúde é de 19,50% sobre o faturamento.

Lucro Presumido

O Lucro Presumido é uma outra alternativa para reduzir os impostos, especialmente para profissionais com faturamento elevado. 

Neste regime, as alíquotas são fixas, ou seja, não variam de acordo com o valor da folha de pagamento ou volume de faturamento do profissional. 

Veja como funciona:

• Impostos federais: 11,33% sobre o faturamento;
• ISS: Varia de 2% a 5%, dependendo do município.

Assim, a carga tributária total no Lucro Presumido pode variar de 13,33% a 16,33%, a depender da alíquota do ISS. 

Não tenha dúvidas, existem opções para pagar menos imposto. Para isso, tudo que você precisa é de um CNPJ e a assessoria de uma contabilidade especializada.

Vantagens de cada modalidade: nota fiscal (pessoa jurídica) ou recibo (pessoa física)?

Vantagens do recibo (pessoa física):

• Menos burocracia inicial: não precisa abrir empresa, manter contabilidade ou emitir NF.
• Para quem tem baixo faturamento, pode ser mais simples lidar com o Carnê-Leão.

Contudo, a alíquota de IR pode se tornar alta conforme a renda cresce, e o risco de malha fina ou multas por omissão de algum atendimento é maior.

Vantagens da nota fiscal (pessoa jurídica):

• Possível economia tributária se o faturamento e as despesas justificarem a adoção do Simples Nacional ou Lucro Presumido, reduzindo a carga de IR comparado à PF.
• Emissão de NF é exigida por muitas clínicas e hospitais que contratam profissionais da saúde.
• Separação do patrimônio pessoal e da empresa, gerando proteção adicional.

Dito isso, podemos afirmar que para quem busca economia de impostos e crescimento profissional, abrir um CNPJ e emitir notas fiscais ao invés de recibos é a melhor opção.

Principais erros a evitar na emissão de nota fiscal ou recibo

Emitir recibo em papel quando já se exige o digital: Profissionais de saúde que ainda usam talonários em papel ignoram as recentes normas que obrigam a emissão do recibo digital via Receita Saúde (para PF). 

Na prática, isso gera alta probabilidade de multas, já que o Fisco consegue confrontar dados do paciente e do profissional.

Deixar de emitir nota fiscal no regime empresarial: Abrir empresa e não emitir nota fiscal para cada atendimento é um erro que implica na sonegação de ISS e demais tributos, resultando em autuações. 

A NF é obrigatória sempre que a PJ presta serviço a qualquer pessoa, inclusive para consultas e procedimentos.

Ignorar a contabilidade: Seja PF ou PJ, negligenciar registros financeiros ou contábeis expõe o profissional à malha fina e a processos trabalhistas (caso tenha equipe). Contratar um contador especializado é vital para prever riscos e cumprir obrigações.

Conclusão

“Nota fiscal ou recibo: veja quais documentos emitir para seus pacientes” a resposta para essa pergunta passa por saber se o profissional atua como pessoa física ou se possui um CNPJ. 

Caso não tenha empresa, deve obedecer à recente obrigação de emitir recibos eletrônicos no aplicativo Receita Saúde, vinculando todos os atendimentos e facilitando o controle fiscal. 

Se a atividade estiver formalizada como pessoa jurídica, a obrigatoriedade é a emissão de nota fiscal de serviços (NFS-e) para cada atendimento, recolhendo tributos no regime escolhido.

A definição entre um e outro não é apenas burocrática: envolve estratégia tributária, projeção de crescimento do consultório e até mesmo exigências de convênios médicos e empresas parceiras. 

Manter-se como autônomo (PF) com recibo digital é viável quando a renda não ultrapassa faixas muito altas, mas quem projeta expansão e volume de faturamento maior, encontra no CNPJ e na nota fiscal uma solução para reduzir a carga tributária. 

Conheça os serviços da Contabiliza+ Contabilidade

Se você ainda tem dúvidas sobre nota fiscal ou recibo na sua atividade profissional, ou precisa de ajuda para abrir CNPJ, escolher o melhor regime tributário ou alinhar a emissão de recibos digitais, a Contabiliza+ Contabilidade pode ajudar. 

Nossa equipe especializada oferece consultoria completa para profissionais de saúde e autônomos, garantindo conformidade fiscal, organização financeira e economia de impostos. 

Fale conosco e descubra como dar o passo certo para o crescimento do seu consultório ou consultoria!