Quando chega o período de declaração do Imposto de Renda, muitos empresários têm dúvidas sobre como declarar os valores que receberam ao longo do ano, especialmente quando se trata de pró-labore e distribuição de lucros.
Esses dois tipos de rendimento, embora frequentemente recebidos pela mesma pessoa (sócios, administradores ou titulares de empresas), possuem naturezas diferentes e tratamentos distintos na declaração do IRPF.
Neste artigo completo preparado pela Contabiliza+ Contabilidade, você vai entender:
- O que são pró-labore e distribuição de lucros;
- Como declarar cada um corretamente no Imposto de Renda 2025;
- Quais são as regras, isenções e tributações aplicáveis;
- Como evitar erros e inconsistências que levam à malha fina.
Se você é sócio de empresa ou recebeu rendimentos empresariais em 2024, continue a leitura e aprenda como declarar com segurança — e pagar menos impostos dentro da legalidade.
Índice
O que é pró-labore?
O termo pró-labore vem do latim e significa “pelo trabalho”. No contexto da contabilidade, o pró-labore é a remuneração mensal paga aos sócios que efetivamente exercem funções administrativas na empresa. Ou seja, é o salário do sócio que trabalha no negócio.
O pró-labore é obrigatório para:
- Sócios administradores de empresas no Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real;
- Empresários individuais que atuam diretamente na empresa;
- Profissionais liberais com CNPJ que se remuneram formalmente.
Características do pró-labore:
- Tem natureza remuneratória;
- Sofre incidência de INSS (20% patronal e 11% do segurado);
- Pode sofrer retenção de IRPF na fonte, conforme tabela progressiva;
- Deve ser informado como rendimento tributável na declaração do IRPF;
- Exige emissão de recibo ou contracheque mensal com recolhimento dos tributos.
O que é distribuição de lucros?
Já a distribuição de lucros é a parcela do lucro apurado pela empresa (após o fechamento contábil e pagamento de tributos) que é repassada aos sócios como retorno do capital investido.
Diferente do pró-labore, a distribuição de lucros não possui natureza salarial e, por isso, não é considerada rendimento tributável para o IRPF, desde que esteja devidamente registrada na contabilidade da empresa.
Características da distribuição de lucros:
- Não sofre incidência de INSS;
- É isenta de IR, desde que esteja dentro da legalidade;
- Pode ser feita mensalmente, trimestralmente ou ao fim do exercício fiscal;
- Deve ser registrada formalmente na contabilidade;
- Exige livro caixa ou balanço contábil no Lucro Presumido e Lucro Real;
- No Simples Nacional, pode ser feita com base em percentuais presumidos.
Diferenças entre pró-labore e distribuição de lucros
| Aspecto | Pró-labore | Distribuição de Lucros |
| Natureza | Remuneração pelo trabalho | Retorno sobre o capital investido |
| Obrigatoriedade | Sim, para sócios que atuam na empresa | Não é obrigatória |
| INSS | Sim (11% retido + 20% patronal) | Não |
| IRPF | Sim, conforme tabela progressiva | Isento (desde que regularizado) |
| Periodicidade | Mensal | Livre (mensal, trimestral, anual) |
| Requisitos legais | Registro e recolhimento obrigatório | Contabilidade regular ou presunção legal |
Como declarar pró-labore no Imposto de Renda?
O valor do pró-labore deve ser declarado na ficha “Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoa Jurídica”.
Passo a passo:
- Acesse o programa da Receita Federal (ou aplicativo “Meu Imposto de Renda”);
- Vá até a ficha: Rendimentos Tributáveis Recebidos de PJ;
- Clique em “Novo” e informe:
- CNPJ da empresa pagadora;
- Nome da fonte pagadora;
- Valor total do pró-labore recebido em 2024;
- IR retido na fonte (se houver);
- Contribuição ao INSS;
- Dependentes, se aplicável.
💡 Importante: o pró-labore pode constar em diversos informes de rendimentos, caso o sócio receba de mais de uma empresa. Nesse caso, cada CNPJ deve ser declarado separadamente.
Como declarar distribuição de lucros no Imposto de Renda?
A distribuição de lucros deve ser declarada na ficha “Rendimentos Isentos e Não Tributáveis”, mesmo que não tenha sofrido tributação.
Passo a passo:
- Acesse o programa IRPF 2025;
- Vá até a ficha: Rendimentos Isentos e Não Tributáveis;
- Clique em “Novo” e selecione o código 09 – Lucros e dividendos recebidos;
- Preencha:
- Nome da fonte pagadora;
- CNPJ da empresa;
- Valor total recebido no ano-calendário;
- Titular ou dependente, conforme o caso.
🛑 Atenção: o valor declarado deve bater com os informes de rendimentos emitidos pela empresa e com os lançamentos contábeis.
Quando a distribuição de lucros pode ser tributada?
Apesar de ser isenta, a distribuição de lucros pode perder a isenção e ser considerada rendimento tributável se:
- A empresa não possuir escrituração contábil regular;
- Os lucros forem superiores aos valores presumidos (no Simples e Lucro Presumido);
- A distribuição não tiver sido formalmente registrada;
- Houver distribuição fictícia sem lastro financeiro.
Sendo assim, não basta transferir dinheiro da conta da empresa para a conta do sócio e chamar isso de “lucro”. É necessário que:
✅ A empresa apure corretamente seus resultados;
✅ Mantenha registros contábeis adequados;
✅ Obedeça ao limite de distribuição legal;
✅ Tenha caixa suficiente para realizar essa distribuição.
Exemplo prático de declaração de pró-labore e lucros
João, sócio administrador de uma empresa no Simples Nacional, recebeu em 2024:
- R$ 48.000,00 de pró-labore (R$ 4.000 por mês);
- R$ 30.000,00 de lucros distribuídos ao longo do ano;
- Pagou R$ 6.000,00 de INSS sobre o pró-labore;
- Houve R$ 800,00 de IR retido na fonte.
Na declaração de João:
- O pró-labore será informado na ficha de Rendimentos Tributáveis com:
- CNPJ da empresa;
- Valor bruto: R$ 48.000,00;
- IRRF: R$ 800,00;
- INSS: R$ 6.000,00.
- A distribuição de lucros será informada como Rendimento Isento, no valor de R$ 30.000,00, com o mesmo CNPJ da empresa.
Como evitar erros ao declarar pró-labore e lucros?
- Não misture os valores: pró-labore e lucros devem ser declarados em fichas distintas;
- Use sempre os informes de rendimentos da empresa;
- Evite valores divergentes entre o que você declara e o que a empresa informa à Receita;
- Não declare lucros isentos sem respaldo contábil (especialmente no Lucro Presumido);
- Não omita rendimentos, mesmo que não tenham sido tributados;
- Guarde comprovantes, recibos e extratos por, no mínimo, 5 anos.
O que acontece se eu declarar errado?
Erros na declaração de pró-labore e distribuição de lucros podem levar:
❌ À malha fina;
❌ À cobrança retroativa de impostos e multas;
❌ À abertura de processo fiscal por inconsistência de rendimentos;
❌ À exclusão de benefícios, como a isenção dos lucros.
Por isso, é fundamental que a empresa emita corretamente os informes de rendimentos e que o contribuinte conte com apoio contábil profissional para preencher sua declaração com segurança.
Diferenças na tributação: pró-labore x distribuição de lucros
Entender como cada tipo de rendimento é tributado ajuda a compreender por que a Receita Federal trata essas informações de forma separada na declaração do Imposto de Renda.
Tributação do pró-labore:
- Sofre incidência de INSS (11% retido do sócio + 20% patronal pago pela empresa);
- Pode sofrer retenção de IR na fonte, conforme a tabela progressiva mensal;
- Caso não haja retenção, o imposto será apurado na declaração anual.
Tributação da distribuição de lucros:
- É isenta de IR, desde que os lucros sejam apurados com base em escrituração contábil regular (ou dentro do limite legal do Simples Nacional e Lucro Presumido);
- Não há recolhimento de INSS sobre esse tipo de rendimento;
- A Receita exige comprovação contábil ou cálculo baseado no regime tributário para validar a isenção.
Como emitir o informe de rendimentos para o sócio?
Para que o sócio possa declarar pró-labore e lucros com segurança, a empresa deve fornecer um informe de rendimentos, assim como fazem os empregadores para os colaboradores.
Esse documento deve conter:
- CNPJ da empresa;
- Valor total do pró-labore pago no ano;
- Valor de IR retido na fonte;
- Valor de INSS retido;
- Valor total de lucros distribuídos no ano, mesmo que isentos;
- Assinatura do responsável legal pela empresa.
A emissão correta do informe evita divergências de dados e possíveis cruzamentos que levem à malha fina.
Como funciona o cruzamento de dados pela Receita Federal?
A Receita Federal possui sistemas que cruzam automaticamente os dados informados pelos contribuintes e pelas empresas. Por isso, é fundamental que:
- O valor do pró-labore declarado bata com o informado pela empresa no informe de rendimentos (DIRF ou e-Social);
- Os lucros declarados estejam compatíveis com os dados contábeis da empresa;
- Não haja valores recebidos não declarados, mesmo que isentos.
🚨 Alerta da Contabiliza+: qualquer divergência pode gerar intimação, exigência de documentos e até lançamento de ofício com multa de 75% do valor do imposto devido.
A importância da contabilidade regular para a distribuição de lucros
Para que a distribuição de lucros seja considerada isenta e legal, é necessário que a empresa:
- Tenha livros contábeis atualizados;
- Faça a apuração regular de resultados (lucro líquido);
- Respeite os prazos e limites legais conforme o regime tributário;
- Formalize a distribuição por meio de documentos como atas de reunião, balanços ou livro caixa.
📌 Empresas do Simples Nacional que não mantêm contabilidade regular só podem distribuir lucros até o limite do lucro presumido — que pode ser inferior ao lucro real obtido.
👉 É por isso que, mesmo para empresas do Simples, manter a contabilidade em dia com um contador especializado é um diferencial que ajuda o sócio a economizar no IR e declarar com segurança.
Pró-labore zero: é permitido?
Não. Se o sócio trabalha na empresa, ele deve obrigatoriamente receber ao menos um salário mínimo a título de pró-labore.
Deixar de pagar pró-labore para o sócio administrador pode:
- Gerar autuação por sonegação de INSS;
- Impedir a dedução de despesas na contabilidade;
- Tornar irregular a distribuição de lucros;
- Inviabilizar a isenção do IR sobre lucros distribuídos.
A recomendação da Contabiliza+ é definir um pró-labore compatível com a função e a realidade da empresa, ainda que seja o valor mínimo previsto no INSS.
A formalização do pró-labore: obrigações da empresa
Para que o pró-labore seja considerado regular e esteja apto a ser declarado corretamente no Imposto de Renda, a empresa precisa cumprir uma série de exigências legais e operacionais.
O pagamento do pró-labore não pode ser informal: ele exige registro, retenção de tributos e, em muitos casos, até a emissão de contracheques ou recibos mensais.
A empresa é responsável por:
- Retirar 11% de INSS do sócio, na condição de contribuinte individual;
- Recolher o IRRF, se o valor ultrapassar o limite de isenção;
- Emitir os informes de rendimentos corretamente ao fim do exercício fiscal;
- Lançar as despesas com pró-labore na contabilidade da empresa.
Negligenciar essas obrigações pode gerar multas e autuações, além de comprometer a declaração do sócio, que ficará sem base legal para justificar o recebimento desses valores.
O sócio como contribuinte individual
É importante lembrar que o sócio que recebe pró-labore é classificado como contribuinte individual para fins previdenciários. Isso significa que ele contribui para o INSS com base no valor recebido e tem direito a benefícios previdenciários como aposentadoria, auxílio-doença e salário-maternidade — desde que esteja com os recolhimentos em dia.
Essa contribuição deve constar na ficha de rendimentos tributáveis da declaração do IRPF, juntamente com o valor bruto do pró-labore, reforçando a transparência e regularidade da movimentação financeira do sócio.
Distribuição de lucros em empresas inativas ou com prejuízo
Um ponto importante que muitos empresários ignoram é que não é possível distribuir lucros em empresas que estiveram inativas durante o ano-calendário ou que apresentaram prejuízo contábil. Mesmo no Simples Nacional ou Lucro Presumido, é essencial que a empresa tenha auferido lucro efetivo (real ou presumido) para que a distribuição seja considerada válida e isenta.
Distribuir lucros sem base legal, em empresas com prejuízos acumulados, pode ser interpretado pela Receita Federal como disfarce de remuneração, resultando em tributação retroativa e multas severas para o sócio e para a empresa.
Conclusão: como declarar corretamente e com tranquilidade
A distinção entre pró-labore e distribuição de lucros é essencial para quem é sócio de empresa. Ambos são legítimos, mas exigem cuidados diferentes na hora de declarar o Imposto de Renda.
- O pró-labore é tributável e precisa ser informado como rendimento recebido de pessoa jurídica;
- A distribuição de lucros é isenta, mas deve ser declarada corretamente para evitar problemas com o Fisco.
📌 E se você ainda tem dúvidas, não se preocupe: o time da Contabiliza+ Contabilidade está pronto para ajudar você a:
✅ Analisar seus informes de rendimentos;
✅ Verificar a regularidade contábil da sua empresa;
✅ Preencher sua declaração de forma segura e estratégica;
✅ Garantir que você não pague imposto além do necessário.
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