Como evitar que sua empresa seja excluída do Simples Nacional

Excluída pelo Simples Nacional: essa é uma expressão que causa preocupação imediata em micro e pequenos empresários que, por algum motivo, correm o risco de perder as vantagens do regime tributário Simples Nacional. 

De fato, o Simples Nacional foi criado para facilitar a vida do empreendedor, unificando diversos impostos em uma só guia e oferecendo alíquotas mais vantajosas. 

Porém, diversas situações podem levar a empresa a ser desenquadrada desse regime, trazendo consequências graves, como o aumento da carga tributária e a obrigatoriedade de lidar com obrigações acessórias mais complexas.

Neste artigo, você vai descobrir as principais causas que fazem uma empresa ser excluída pelo Simples Nacional, bem como aprenderá dicas práticas para evitar esse problema. 

Além disso, entenderá como corrigir pendências e manter a sua organização dentro das regras, evitando surpresas desagradáveis e prejuízos financeiros. 

Acompanhe até o final para conhecer também como a Contabiliza+ pode ajudar você a manter sua empresa regularizada.

Entendendo o Simples Nacional

O Simples Nacional é um regime tributário simplificado instituído pela Lei Complementar nº 123/2006, cujo objetivo principal é reunir em uma única guia de pagamento (o DAS – Documento de Arrecadação do Simples Nacional) vários tributos, dentre eles:

• Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ)
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)
• PIS/PASEP
• COFINS
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI)
• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS)
• Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS)
• Contribuição Patronal Previdenciária (CPP)

 Ele é direcionado a micro e pequenas empresas que não excedem o limite de faturamento anual de R$ 4,8 milhões.

Vantagens do Simples Nacional

• Menos burocracia: O empreendedor emite uma só guia para vários impostos.
• Alíquotas mais acessíveis: Dependendo da receita, o percentual pode ser significativamente menor do que outros regimes (Lucro Presumido ou Lucro Real).
• Obrigações acessórias simplificadas: Há menos declarações e rotinas fiscais, o que facilita a gestão.

Entretanto, para usufruir desses benefícios, a empresa deve cumprir uma série de requisitos e prazos. Caso contrário, corre o risco de ser excluída pelo Simples Nacional.

Principais motivos que levam à exclusão do Simples Nacional

Há diversos fatores que podem colocar o negócio em situação de risco, levando ao desenquadramento do regime. Conheça alguns dos principais:

Ultrapassar o limite de faturamento

A regra atual determina que o Simples é válido para empresas com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões. 

Se a receita bruta ultrapassar esse montante, a empresa é desenquadrada no exercício seguinte ou, em certos casos, imediatamente, passando a ser tributada em outro regime (Lucro Presumido ou Lucro Real).

Exercer atividades vedadas

Alguns ramos não podem optar pelo Simples, como instituições financeiras, atividades de telecomunicação, produção ou venda de cigarros, fabricação de bebidas alcoólicas sem registro, entre outras. 

Se a empresa acrescentar uma atividade econômica (CNAE) não permitida, poderá ser excluída pelo Simples Nacional.

Manter débitos tributários sem regularização

O acúmulo de dívidas com a Receita Federal, estado ou município, quando não regularizado dentro do prazo, é motivo de exclusão. 

É comum, por exemplo, a empresa deixar de pagar o DAS por vários meses ou não quitar o ICMS e o ISS devidos.

Falta de cumprimento de obrigações acessórias

Ainda que o Simples seja menos burocrático, há obrigações como a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) e outros documentos (dependendo da atividade) que precisam ser entregues. 

A não apresentação dessas obrigações dentro do prazo estabelecido pela legislação em vigor, pode acarretar problemas com o Fisco.

Informações cadastrais inconsistentes

Dados incorretos no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ), falta de alvará ou problemas na Junta Comercial também podem ocasionar o desenquadramento do Simples. 

É muito importante manter as informações atualizadas e em conformidade com a legislação.

Consequências de ser excluída pelo Simples Nacional

Se a empresa for excluída pelo Simples Nacional, ela perderá imediatamente as vantagens do regime, tendo que se adaptar a outro tipo de tributação (normalmente Lucro Presumido ou Lucro Real). Entre as principais consequências, podemos destacar:

1. Aumento da carga tributária: fora do Simples, é comum que a soma dos impostos seja consideravelmente maior, especialmente para micro e pequenas empresas de serviços.
2. Mais obrigações acessórias: regimes como Lucro Presumido e Lucro Real exigem escrituração contábil mais detalhada, declarações adicionais (ECF, ECD etc.) e guias de imposto separadas.
3. Menos competitividade: se o empresário não se planejar, pode ter perda de competitividade em relação a concorrentes que permanecem no Simples.

Portanto, ser excluída pelo Simples Nacional pode afetar drasticamente a saúde financeira e a viabilidade do negócio.

Sinais de alerta: como saber se você está em risco

Muitas vezes, a empresa pode não estar ciente de que corre risco de exclusão. Por isso, é fundamental ficar atento aos seguintes aspectos:

1. Notificações da Receita Federal: a fiscalização costuma notificar previamente quando detecta irregularidades, concedendo prazo para regularização.
2. Constantes atrasos no DAS: se há várias guias em atraso, é provável que a empresa esteja na mira do Fisco.
3. Divergência de dados cadastrais: mudanças de endereço, alteração no quadro societário ou atividade sem a devida atualização podem acionar alertas na base de dados.
4. Faturamento crescente: ultrapassar o limite de R$ 4,8 milhões é um motivo imediato de exclusão. Portanto, é preciso acompanhar atentamente a soma da receita mensal.

Como evitar que sua empresa seja excluída pelo Simples Nacional

Agora que entendemos as causas e consequências, vamos às medidas práticas para impedir que o seu negócio seja excluído pelo Simples Nacional. 

A seguir, apresentamos orientações para manter a empresa em dia com obrigações e limites.

Mantenha a contabilidade organizada

Uma contabilidade bem estruturada é o ponto de partida para acompanhar receita, despesas, tributos e obrigações acessórias. 

Com uma análise contábil periódica, é possível identificar problemas rapidamente e corrigi-los a tempo. Além disso, um contador experiente auxilia na emissão correta do DAS e na verificação de débitos.

Verifique o faturamento regularmente

Se a sua empresa está crescendo, ótimo! Mas esse crescimento deve ser monitorado. Faça relatórios mensais ou semanais da receita acumulada e compare com o limite de R$ 4,8 milhões. 

Dessa forma, você saberá quando estiver prestes a ultrapassar o teto e poderá planejar a migração para outro regime, se necessário, ao invés de ser pego de surpresa.

Quite ou parcele débitos em atraso

Caso exista alguma pendência tributária, não espere para regularizar. O Simples Nacional oferece a opção de parcelamento de débitos em até 60 prestações. 

Ao renegociar e manter as parcelas em dia, você evita receber uma notificação de exclusão. Fique atento também a débitos de ICMS e ISS, pois muitos estados e municípios permitem parcelamentos específicos.

Atualize dados cadastrais e alvarás

Qualquer modificação no endereço, atividade, quadro societário ou capital social deve ser comunicada aos órgãos competentes. 

Manter o cadastro atualizado evita divergências e problemas junto à Receita Federal, Junta Comercial e Prefeitura. Não se esqueça de renovar e regularizar alvarás de funcionamento, laudos sanitários e demais licenças necessárias.

Entregue todas as obrigações acessórias no prazo

Embora o Simples seja mais simples que outros regimes, ainda há obrigações como a DEFIS anual, emissão de notas fiscais eletrônicas (quando aplicável) e possível envio de declarações municipais ou estaduais relacionadas a serviços. 

A não entrega, ou entrega fora do prazo, pode gerar multas e até exclusão. Fique atento ao calendário fiscal e use lembretes ou softwares de gestão para não perder prazos.

Fique de olho nas atividades vedadas

Se você planeja expandir o negócio para outras áreas, verifique se elas são permitidas no Simples Nacional. Alguns CNAEs (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) não podem ser incluídos nesse regime.

Caso seja indispensável incluir uma atividade vedada, saiba que você será desenquadrado e precisará avaliar a mudança para outro regime tributário.

O que fazer se a empresa recebeu notificação de exclusão

Receber uma notificação oficial comunicando que você pode ser excluída pelo Simples Nacional não significa o fim do mundo. Veja como proceder:

1. Identifique o motivo: leia atentamente o comunicado e descubra a causa (débitos, atividade incompatível, etc.).
2. Regularize pendências: se for questão de dívidas, faça o pagamento ou solicite parcelamento. Caso seja problema cadastral, atualize as informações.
3. Comprove a regularização: dependendo do caso, pode ser necessário apresentar documentos ou protocolar requerimentos para comprovar que você sanou as inconsistências.
4. Acompanhe o resultado: mesmo após a solução, verifique se o status foi atualizado no Portal do Simples Nacional ou no e-CAC (Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal).

É crucial agir rápido, pois há prazos legais para contestar a exclusão ou regularizar a situação antes que a decisão se torne definitiva.

Alternativas caso o desenquadramento seja inevitável

Em alguns cenários, o crescimento do faturamento ou a necessidade de exercer determinada atividade tornam-se inviáveis para manter o Simples. 

Nesses casos, ser excluída pelo Simples Nacional se torna inevitável. Então o que fazer?

1. Avaliar o Lucro Presumido: pode ser uma boa alternativa para empresas com margens de lucro razoáveis, pois há uma tributação fixa sobre a receita, sem necessidade de apurar lucro real.
2. Analisar o Lucro Real: recomendado para empresas com despesas significativas ou atividade sazonal, pois só se tributa efetivamente o lucro auferido.
3. Planejamento tributário: com apoio de um contador, é possível simular cenários e ver qual regime oferece melhor equilíbrio entre carga tributária e obrigações acessórias.

Boas práticas para gestão dos negócios

Manter-se em conformidade exige um esforço constante. Algumas práticas podem prevenir problemas:

• Reuniões periódicas com a contabilidade: discuta resultados, tributos e projeções de faturamento para tomar decisões antecipadas.
• Educação fiscal: busque entender minimamente as regras do Simples e de outros regimes, pois isso ajuda na hora de expandir o negócio.
• Automação de processos: softwares de gestão podem emitir notas fiscais, calcular impostos e gerar relatórios de forma integrada, reduzindo falhas humanas.
• Auditorias internas: verificar periodicamente notas emitidas, registros de vendas e estoque garante que não haja discrepâncias que resultem em questionamentos do Fisco.

Exemplos de situações reais

Caso A: Uma empresa de consultoria com faturamento anual de R$ 3,5 milhões percebeu em novembro que, devido ao aumento de clientes, faturaria R$ 5 milhões até dezembro. 

Já que ultrapassaria o limite de R$ 4,8 milhões, decidiu planejar a migração para o Lucro Presumido no ano seguinte, evitando ser excluída pelo Simples Nacional de forma abrupta e ganhando tempo para se adaptar.

Caso B: Um comércio acumulou 5 meses de DAS em atraso por dificuldades financeiras. Recebeu notificação de exclusão, mas conseguiu, dentro do prazo, parcelar a dívida em 36 vezes. 

Assim, regularizou a situação e manteve-se no Simples, evitando uma carga tributária maior que agravaria a crise.

Essas histórias mostram que há caminhos para contornar possíveis problemas, desde que se aja com velocidade e planejamento.

Conclusão: mantenha-se no Simples com organização e prevenção

Ser excluída pelo Simples Nacional pode trazer transtornos e custos elevados para sua empresa, especialmente se ela ainda estiver em fase de consolidação. 

Contudo, esse risco pode ser minimizado com algumas atitudes-chave: manter a contabilidade em dia, acompanhar o faturamento, quitar ou parcelar débitos, atualizar regularmente informações cadastrais e entregar as obrigações acessórias dentro do prazo. 

Caso receba uma notificação de exclusão, corrija a falha prontamente e apresente as devidas comprovações ao Fisco.

Lembre-se de que o Simples Nacional foi criado para impulsionar pequenos negócios, mas a concessão de benefícios exige contrapartidas como disciplina financeira, transparência e cumprimento de regras. 

Se você adotar uma rotina de boas práticas administrativas, seu negócio poderá se manter nesse regime, aproveitando todos os benefícios do menor custo tributário e menos burocracia.

Quer garantir que a sua empresa não seja excluída pelo Simples Nacional e manter a saúde fiscal em dia? 

Conheça os serviços da Contabiliza+ e conte com uma equipe especializada para auxiliar no planejamento tributário, gestão de obrigações e regularização de débitos. 

Fale conosco e descubra como podemos ajudar você a manter o foco na expansão do seu negócio, sem surpresas desagradáveis com o Fisco!