Quando chega o período de declaração do Imposto de Renda, muitos empresários têm dúvidas sobre como declarar os valores que receberam ao longo do ano, especialmente quando se trata de pró-labore e distribuição de lucros.

Esses dois tipos de rendimento, embora frequentemente recebidos pela mesma pessoa (sócios, administradores ou titulares de empresas), possuem naturezas diferentes e tratamentos distintos na declaração do IRPF.

Neste artigo completo preparado pela Contabiliza+ Contabilidade, você vai entender:

• O que são pró-labore e distribuição de lucros;

• Como declarar cada um corretamente no Imposto de Renda 2025;

• Quais são as regras, isenções e tributações aplicáveis;

• Como evitar erros e inconsistências que levam à malha fina.
  

Se você é sócio de empresa ou recebeu rendimentos empresariais em 2024, continue a leitura e aprenda como declarar com segurança — e pagar menos impostos dentro da legalidade.

O que é pró-labore?

O termo pró-labore vem do latim e significa “pelo trabalho”. No contexto da contabilidade, o pró-labore é a remuneração mensal paga aos sócios que efetivamente exercem funções administrativas na empresa. Ou seja, é o salário do sócio que trabalha no negócio.

O pró-labore é obrigatório para:

• Sócios administradores de empresas no Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real;

• Empresários individuais que atuam diretamente na empresa;

• Profissionais liberais com CNPJ que se remuneram formalmente.
  

Características do pró-labore:

• Tem natureza remuneratória;

• Sofre incidência de INSS (20% patronal e 11% do segurado);

• Pode sofrer retenção de IRPF na fonte, conforme tabela progressiva;

• Deve ser informado como rendimento tributável na declaração do IRPF;

• Exige emissão de recibo ou contracheque mensal com recolhimento dos tributos.

O que é distribuição de lucros?

Já a distribuição de lucros é a parcela do lucro apurado pela empresa (após o fechamento contábil e pagamento de tributos) que é repassada aos sócios como retorno do capital investido.

Diferente do pró-labore, a distribuição de lucros não possui natureza salarial e, por isso, não é considerada rendimento tributável para o IRPF, desde que esteja devidamente registrada na contabilidade da empresa.

Características da distribuição de lucros:

• Não sofre incidência de INSS;

• É isenta de IR, desde que esteja dentro da legalidade;

• Pode ser feita mensalmente, trimestralmente ou ao fim do exercício fiscal;

• Deve ser registrada formalmente na contabilidade;

• Exige livro caixa ou balanço contábil no Lucro Presumido e Lucro Real;

• No Simples Nacional, pode ser feita com base em percentuais presumidos.

Diferenças entre pró-labore e distribuição de lucros

Aspecto	Pró-labore	Distribuição de Lucros
Natureza	Remuneração pelo trabalho	Retorno sobre o capital investido
Obrigatoriedade	Sim, para sócios que atuam na empresa	Não é obrigatória
INSS	Sim (11% retido + 20% patronal)	Não
IRPF	Sim, conforme tabela progressiva	Isento (desde que regularizado)
Periodicidade	Mensal	Livre (mensal, trimestral, anual)
Requisitos legais	Registro e recolhimento obrigatório	Contabilidade regular ou presunção legal

Como declarar pró-labore no Imposto de Renda?

O valor do pró-labore deve ser declarado na ficha “Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoa Jurídica”.

Passo a passo:

1. Acesse o programa da Receita Federal (ou aplicativo “Meu Imposto de Renda”);

2. Vá até a ficha: Rendimentos Tributáveis Recebidos de PJ;

3. Clique em “Novo” e informe:
   • CNPJ da empresa pagadora;

   • Nome da fonte pagadora;

   • Valor total do pró-labore recebido em 2024;

   • IR retido na fonte (se houver);

   • Contribuição ao INSS;

   • Dependentes, se aplicável.
     

💡 Importante: o pró-labore pode constar em diversos informes de rendimentos, caso o sócio receba de mais de uma empresa. Nesse caso, cada CNPJ deve ser declarado separadamente.

Como declarar distribuição de lucros no Imposto de Renda?

A distribuição de lucros deve ser declarada na ficha “Rendimentos Isentos e Não Tributáveis”, mesmo que não tenha sofrido tributação.

Passo a passo:

1. Acesse o programa IRPF 2025;

2. Vá até a ficha: Rendimentos Isentos e Não Tributáveis;

3. Clique em “Novo” e selecione o código 09 – Lucros e dividendos recebidos;

4. Preencha:
   • Nome da fonte pagadora;

   • CNPJ da empresa;

   • Valor total recebido no ano-calendário;

   • Titular ou dependente, conforme o caso.
     

🛑 Atenção: o valor declarado deve bater com os informes de rendimentos emitidos pela empresa e com os lançamentos contábeis.

Quando a distribuição de lucros pode ser tributada?

Apesar de ser isenta, a distribuição de lucros pode perder a isenção e ser considerada rendimento tributável se:

• A empresa não possuir escrituração contábil regular;

• Os lucros forem superiores aos valores presumidos (no Simples e Lucro Presumido);

• A distribuição não tiver sido formalmente registrada;

• Houver distribuição fictícia sem lastro financeiro.
  

Sendo assim, não basta transferir dinheiro da conta da empresa para a conta do sócio e chamar isso de “lucro”. É necessário que:

✅ A empresa apure corretamente seus resultados;
✅ Mantenha registros contábeis adequados;
✅ Obedeça ao limite de distribuição legal;
✅ Tenha caixa suficiente para realizar essa distribuição.

Exemplo prático de declaração de pró-labore e lucros

João, sócio administrador de uma empresa no Simples Nacional, recebeu em 2024:

• R$ 48.000,00 de pró-labore (R$ 4.000 por mês);

• R$ 30.000,00 de lucros distribuídos ao longo do ano;

• Pagou R$ 6.000,00 de INSS sobre o pró-labore;

• Houve R$ 800,00 de IR retido na fonte.

Na declaração de João:

• O pró-labore será informado na ficha de Rendimentos Tributáveis com:
  • CNPJ da empresa;

  • Valor bruto: R$ 48.000,00;

  • IRRF: R$ 800,00;

  • INSS: R$ 6.000,00.

• A distribuição de lucros será informada como Rendimento Isento, no valor de R$ 30.000,00, com o mesmo CNPJ da empresa.

Como evitar erros ao declarar pró-labore e lucros?

• Não misture os valores: pró-labore e lucros devem ser declarados em fichas distintas;

• Use sempre os informes de rendimentos da empresa;

• Evite valores divergentes entre o que você declara e o que a empresa informa à Receita;

• Não declare lucros isentos sem respaldo contábil (especialmente no Lucro Presumido);

• Não omita rendimentos, mesmo que não tenham sido tributados;

• Guarde comprovantes, recibos e extratos por, no mínimo, 5 anos.
  

O que acontece se eu declarar errado?

Erros na declaração de pró-labore e distribuição de lucros podem levar:

❌ À malha fina;
❌ À cobrança retroativa de impostos e multas;
❌ À abertura de processo fiscal por inconsistência de rendimentos;
❌ À exclusão de benefícios, como a isenção dos lucros.

Por isso, é fundamental que a empresa emita corretamente os informes de rendimentos e que o contribuinte conte com apoio contábil profissional para preencher sua declaração com segurança.

Diferenças na tributação: pró-labore x distribuição de lucros

Entender como cada tipo de rendimento é tributado ajuda a compreender por que a Receita Federal trata essas informações de forma separada na declaração do Imposto de Renda.

Tributação do pró-labore:

• Sofre incidência de INSS (11% retido do sócio + 20% patronal pago pela empresa);

• Pode sofrer retenção de IR na fonte, conforme a tabela progressiva mensal;

• Caso não haja retenção, o imposto será apurado na declaração anual.
  

Tributação da distribuição de lucros:

• É isenta de IR, desde que os lucros sejam apurados com base em escrituração contábil regular (ou dentro do limite legal do Simples Nacional e Lucro Presumido);

• Não há recolhimento de INSS sobre esse tipo de rendimento;

• A Receita exige comprovação contábil ou cálculo baseado no regime tributário para validar a isenção.

Como emitir o informe de rendimentos para o sócio?

Para que o sócio possa declarar pró-labore e lucros com segurança, a empresa deve fornecer um informe de rendimentos, assim como fazem os empregadores para os colaboradores.

Esse documento deve conter:

• CNPJ da empresa;

• Valor total do pró-labore pago no ano;

• Valor de IR retido na fonte;

• Valor de INSS retido;

• Valor total de lucros distribuídos no ano, mesmo que isentos;

• Assinatura do responsável legal pela empresa.
  

A emissão correta do informe evita divergências de dados e possíveis cruzamentos que levem à malha fina.

Como funciona o cruzamento de dados pela Receita Federal?

A Receita Federal possui sistemas que cruzam automaticamente os dados informados pelos contribuintes e pelas empresas. Por isso, é fundamental que:

• O valor do pró-labore declarado bata com o informado pela empresa no informe de rendimentos (DIRF ou e-Social);

• Os lucros declarados estejam compatíveis com os dados contábeis da empresa;

• Não haja valores recebidos não declarados, mesmo que isentos.
  

🚨 Alerta da Contabiliza+: qualquer divergência pode gerar intimação, exigência de documentos e até lançamento de ofício com multa de 75% do valor do imposto devido.

A importância da contabilidade regular para a distribuição de lucros

Para que a distribuição de lucros seja considerada isenta e legal, é necessário que a empresa:

• Tenha livros contábeis atualizados;

• Faça a apuração regular de resultados (lucro líquido);

• Respeite os prazos e limites legais conforme o regime tributário;

• Formalize a distribuição por meio de documentos como atas de reunião, balanços ou livro caixa.
  

📌 Empresas do Simples Nacional que não mantêm contabilidade regular só podem distribuir lucros até o limite do lucro presumido — que pode ser inferior ao lucro real obtido.

👉 É por isso que, mesmo para empresas do Simples, manter a contabilidade em dia com um contador especializado é um diferencial que ajuda o sócio a economizar no IR e declarar com segurança.

Pró-labore zero: é permitido?

Não. Se o sócio trabalha na empresa, ele deve obrigatoriamente receber ao menos um salário mínimo a título de pró-labore.

Deixar de pagar pró-labore para o sócio administrador pode:

• Gerar autuação por sonegação de INSS;

• Impedir a dedução de despesas na contabilidade;

• Tornar irregular a distribuição de lucros;

• Inviabilizar a isenção do IR sobre lucros distribuídos.
  

A recomendação da Contabiliza+ é definir um pró-labore compatível com a função e a realidade da empresa, ainda que seja o valor mínimo previsto no INSS.

A formalização do pró-labore: obrigações da empresa

Para que o pró-labore seja considerado regular e esteja apto a ser declarado corretamente no Imposto de Renda, a empresa precisa cumprir uma série de exigências legais e operacionais. 

O pagamento do pró-labore não pode ser informal: ele exige registro, retenção de tributos e, em muitos casos, até a emissão de contracheques ou recibos mensais.

A empresa é responsável por:

• Retirar 11% de INSS do sócio, na condição de contribuinte individual;

• Recolher o IRRF, se o valor ultrapassar o limite de isenção;

• Emitir os informes de rendimentos corretamente ao fim do exercício fiscal;

• Lançar as despesas com pró-labore na contabilidade da empresa.
  

Negligenciar essas obrigações pode gerar multas e autuações, além de comprometer a declaração do sócio, que ficará sem base legal para justificar o recebimento desses valores.

O sócio como contribuinte individual

É importante lembrar que o sócio que recebe pró-labore é classificado como contribuinte individual para fins previdenciários. Isso significa que ele contribui para o INSS com base no valor recebido e tem direito a benefícios previdenciários como aposentadoria, auxílio-doença e salário-maternidade — desde que esteja com os recolhimentos em dia.

Essa contribuição deve constar na ficha de rendimentos tributáveis da declaração do IRPF, juntamente com o valor bruto do pró-labore, reforçando a transparência e regularidade da movimentação financeira do sócio.

Distribuição de lucros em empresas inativas ou com prejuízo

Um ponto importante que muitos empresários ignoram é que não é possível distribuir lucros em empresas que estiveram inativas durante o ano-calendário ou que apresentaram prejuízo contábil. Mesmo no Simples Nacional ou Lucro Presumido, é essencial que a empresa tenha auferido lucro efetivo (real ou presumido) para que a distribuição seja considerada válida e isenta.

Distribuir lucros sem base legal, em empresas com prejuízos acumulados, pode ser interpretado pela Receita Federal como disfarce de remuneração, resultando em tributação retroativa e multas severas para o sócio e para a empresa.

Conclusão: como declarar corretamente e com tranquilidade

A distinção entre pró-labore e distribuição de lucros é essencial para quem é sócio de empresa. Ambos são legítimos, mas exigem cuidados diferentes na hora de declarar o Imposto de Renda.

• O pró-labore é tributável e precisa ser informado como rendimento recebido de pessoa jurídica;

• A distribuição de lucros é isenta, mas deve ser declarada corretamente para evitar problemas com o Fisco.
  

📌 E se você ainda tem dúvidas, não se preocupe: o time da Contabiliza+ Contabilidade está pronto para ajudar você a:

✅ Analisar seus informes de rendimentos;
✅ Verificar a regularidade contábil da sua empresa;
✅ Preencher sua declaração de forma segura e estratégica;
✅ Garantir que você não pague imposto além do necessário.

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