Como evitar que sua empresa seja excluída do Simples Nacional

Como evitar que sua empresa seja excluída do Simples Nacional

Excluída pelo Simples Nacional: essa é uma expressão que causa preocupação imediata em micro e pequenos empresários que, por algum motivo, correm o risco de perder as vantagens do regime tributário Simples Nacional. 

De fato, o Simples Nacional foi criado para facilitar a vida do empreendedor, unificando diversos impostos em uma só guia e oferecendo alíquotas mais vantajosas. 

Porém, diversas situações podem levar a empresa a ser desenquadrada desse regime, trazendo consequências graves, como o aumento da carga tributária e a obrigatoriedade de lidar com obrigações acessórias mais complexas.

Neste artigo, você vai descobrir as principais causas que fazem uma empresa ser excluída pelo Simples Nacional, bem como aprenderá dicas práticas para evitar esse problema. 

Além disso, entenderá como corrigir pendências e manter a sua organização dentro das regras, evitando surpresas desagradáveis e prejuízos financeiros. 

Acompanhe até o final para conhecer também como a Contabiliza+ pode ajudar você a manter sua empresa regularizada.

Entendendo o Simples Nacional

O Simples Nacional é um regime tributário simplificado instituído pela Lei Complementar nº 123/2006, cujo objetivo principal é reunir em uma única guia de pagamento (o DAS – Documento de Arrecadação do Simples Nacional) vários tributos, dentre eles:

  • Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ)
  • Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)
  • PIS/PASEP
  • COFINS
  • Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI)
  • Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS)
  • Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS)
  • Contribuição Patronal Previdenciária (CPP)

 Ele é direcionado a micro e pequenas empresas que não excedem o limite de faturamento anual de R$ 4,8 milhões.

Vantagens do Simples Nacional

  • Menos burocracia: O empreendedor emite uma só guia para vários impostos.
  • Alíquotas mais acessíveis: Dependendo da receita, o percentual pode ser significativamente menor do que outros regimes (Lucro Presumido ou Lucro Real).
  • Obrigações acessórias simplificadas: Há menos declarações e rotinas fiscais, o que facilita a gestão.

Entretanto, para usufruir desses benefícios, a empresa deve cumprir uma série de requisitos e prazos. Caso contrário, corre o risco de ser excluída pelo Simples Nacional.

Principais motivos que levam à exclusão do Simples Nacional

Há diversos fatores que podem colocar o negócio em situação de risco, levando ao desenquadramento do regime. Conheça alguns dos principais:

Ultrapassar o limite de faturamento

A regra atual determina que o Simples é válido para empresas com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões. 

Se a receita bruta ultrapassar esse montante, a empresa é desenquadrada no exercício seguinte ou, em certos casos, imediatamente, passando a ser tributada em outro regime (Lucro Presumido ou Lucro Real).

Exercer atividades vedadas

Alguns ramos não podem optar pelo Simples, como instituições financeiras, atividades de telecomunicação, produção ou venda de cigarros, fabricação de bebidas alcoólicas sem registro, entre outras. 

Se a empresa acrescentar uma atividade econômica (CNAE) não permitida, poderá ser excluída pelo Simples Nacional.

Manter débitos tributários sem regularização

O acúmulo de dívidas com a Receita Federal, estado ou município, quando não regularizado dentro do prazo, é motivo de exclusão. 

É comum, por exemplo, a empresa deixar de pagar o DAS por vários meses ou não quitar o ICMS e o ISS devidos.

Falta de cumprimento de obrigações acessórias

Ainda que o Simples seja menos burocrático, há obrigações como a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) e outros documentos (dependendo da atividade) que precisam ser entregues. 

A não apresentação dessas obrigações dentro do prazo estabelecido pela legislação em vigor, pode acarretar problemas com o Fisco.

Informações cadastrais inconsistentes

Dados incorretos no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ), falta de alvará ou problemas na Junta Comercial também podem ocasionar o desenquadramento do Simples. 

É muito importante manter as informações atualizadas e em conformidade com a legislação.

Consequências de ser excluída pelo Simples Nacional

Se a empresa for excluída pelo Simples Nacional, ela perderá imediatamente as vantagens do regime, tendo que se adaptar a outro tipo de tributação (normalmente Lucro Presumido ou Lucro Real). Entre as principais consequências, podemos destacar:

  1. Aumento da carga tributária: fora do Simples, é comum que a soma dos impostos seja consideravelmente maior, especialmente para micro e pequenas empresas de serviços.
  2. Mais obrigações acessórias: regimes como Lucro Presumido e Lucro Real exigem escrituração contábil mais detalhada, declarações adicionais (ECF, ECD etc.) e guias de imposto separadas.
  3. Menos competitividade: se o empresário não se planejar, pode ter perda de competitividade em relação a concorrentes que permanecem no Simples.

Portanto, ser excluída pelo Simples Nacional pode afetar drasticamente a saúde financeira e a viabilidade do negócio.

Sinais de alerta: como saber se você está em risco

Muitas vezes, a empresa pode não estar ciente de que corre risco de exclusão. Por isso, é fundamental ficar atento aos seguintes aspectos:

  1. Notificações da Receita Federal: a fiscalização costuma notificar previamente quando detecta irregularidades, concedendo prazo para regularização.
  2. Constantes atrasos no DAS: se há várias guias em atraso, é provável que a empresa esteja na mira do Fisco.
  3. Divergência de dados cadastrais: mudanças de endereço, alteração no quadro societário ou atividade sem a devida atualização podem acionar alertas na base de dados.
  4. Faturamento crescente: ultrapassar o limite de R$ 4,8 milhões é um motivo imediato de exclusão. Portanto, é preciso acompanhar atentamente a soma da receita mensal.

Como evitar que sua empresa seja excluída pelo Simples Nacional

Agora que entendemos as causas e consequências, vamos às medidas práticas para impedir que o seu negócio seja excluído pelo Simples Nacional. 

A seguir, apresentamos orientações para manter a empresa em dia com obrigações e limites.

Mantenha a contabilidade organizada

Uma contabilidade bem estruturada é o ponto de partida para acompanhar receita, despesas, tributos e obrigações acessórias. 

Com uma análise contábil periódica, é possível identificar problemas rapidamente e corrigi-los a tempo. Além disso, um contador experiente auxilia na emissão correta do DAS e na verificação de débitos.

Verifique o faturamento regularmente

Se a sua empresa está crescendo, ótimo! Mas esse crescimento deve ser monitorado. Faça relatórios mensais ou semanais da receita acumulada e compare com o limite de R$ 4,8 milhões. 

Dessa forma, você saberá quando estiver prestes a ultrapassar o teto e poderá planejar a migração para outro regime, se necessário, ao invés de ser pego de surpresa.

Quite ou parcele débitos em atraso

Caso exista alguma pendência tributária, não espere para regularizar. O Simples Nacional oferece a opção de parcelamento de débitos em até 60 prestações. 

Ao renegociar e manter as parcelas em dia, você evita receber uma notificação de exclusão. Fique atento também a débitos de ICMS e ISS, pois muitos estados e municípios permitem parcelamentos específicos.

Atualize dados cadastrais e alvarás

Qualquer modificação no endereço, atividade, quadro societário ou capital social deve ser comunicada aos órgãos competentes. 

Manter o cadastro atualizado evita divergências e problemas junto à Receita Federal, Junta Comercial e Prefeitura. Não se esqueça de renovar e regularizar alvarás de funcionamento, laudos sanitários e demais licenças necessárias.

Entregue todas as obrigações acessórias no prazo

Embora o Simples seja mais simples que outros regimes, ainda há obrigações como a DEFIS anual, emissão de notas fiscais eletrônicas (quando aplicável) e possível envio de declarações municipais ou estaduais relacionadas a serviços. 

A não entrega, ou entrega fora do prazo, pode gerar multas e até exclusão. Fique atento ao calendário fiscal e use lembretes ou softwares de gestão para não perder prazos.

Fique de olho nas atividades vedadas

Se você planeja expandir o negócio para outras áreas, verifique se elas são permitidas no Simples Nacional. Alguns CNAEs (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) não podem ser incluídos nesse regime.

Caso seja indispensável incluir uma atividade vedada, saiba que você será desenquadrado e precisará avaliar a mudança para outro regime tributário.

O que fazer se a empresa recebeu notificação de exclusão

Receber uma notificação oficial comunicando que você pode ser excluída pelo Simples Nacional não significa o fim do mundo. Veja como proceder:

  1. Identifique o motivo: leia atentamente o comunicado e descubra a causa (débitos, atividade incompatível, etc.).
  2. Regularize pendências: se for questão de dívidas, faça o pagamento ou solicite parcelamento. Caso seja problema cadastral, atualize as informações.
  3. Comprove a regularização: dependendo do caso, pode ser necessário apresentar documentos ou protocolar requerimentos para comprovar que você sanou as inconsistências.
  4. Acompanhe o resultado: mesmo após a solução, verifique se o status foi atualizado no Portal do Simples Nacional ou no e-CAC (Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal).

É crucial agir rápido, pois há prazos legais para contestar a exclusão ou regularizar a situação antes que a decisão se torne definitiva.

Alternativas caso o desenquadramento seja inevitável

Em alguns cenários, o crescimento do faturamento ou a necessidade de exercer determinada atividade tornam-se inviáveis para manter o Simples. 

Nesses casos, ser excluída pelo Simples Nacional se torna inevitável. Então o que fazer?

  1. Avaliar o Lucro Presumido: pode ser uma boa alternativa para empresas com margens de lucro razoáveis, pois há uma tributação fixa sobre a receita, sem necessidade de apurar lucro real.
  2. Analisar o Lucro Real: recomendado para empresas com despesas significativas ou atividade sazonal, pois só se tributa efetivamente o lucro auferido.
  3. Planejamento tributário: com apoio de um contador, é possível simular cenários e ver qual regime oferece melhor equilíbrio entre carga tributária e obrigações acessórias.

Boas práticas para gestão dos negócios

Manter-se em conformidade exige um esforço constante. Algumas práticas podem prevenir problemas:

  • Reuniões periódicas com a contabilidade: discuta resultados, tributos e projeções de faturamento para tomar decisões antecipadas.
  • Educação fiscal: busque entender minimamente as regras do Simples e de outros regimes, pois isso ajuda na hora de expandir o negócio.
  • Automação de processos: softwares de gestão podem emitir notas fiscais, calcular impostos e gerar relatórios de forma integrada, reduzindo falhas humanas.
  • Auditorias internas: verificar periodicamente notas emitidas, registros de vendas e estoque garante que não haja discrepâncias que resultem em questionamentos do Fisco.

Exemplos de situações reais

Caso A: Uma empresa de consultoria com faturamento anual de R$ 3,5 milhões percebeu em novembro que, devido ao aumento de clientes, faturaria R$ 5 milhões até dezembro. 

Já que ultrapassaria o limite de R$ 4,8 milhões, decidiu planejar a migração para o Lucro Presumido no ano seguinte, evitando ser excluída pelo Simples Nacional de forma abrupta e ganhando tempo para se adaptar.

Caso B: Um comércio acumulou 5 meses de DAS em atraso por dificuldades financeiras. Recebeu notificação de exclusão, mas conseguiu, dentro do prazo, parcelar a dívida em 36 vezes. 

Assim, regularizou a situação e manteve-se no Simples, evitando uma carga tributária maior que agravaria a crise.

Essas histórias mostram que há caminhos para contornar possíveis problemas, desde que se aja com velocidade e planejamento.

Conclusão: mantenha-se no Simples com organização e prevenção

Ser excluída pelo Simples Nacional pode trazer transtornos e custos elevados para sua empresa, especialmente se ela ainda estiver em fase de consolidação. 

Contudo, esse risco pode ser minimizado com algumas atitudes-chave: manter a contabilidade em dia, acompanhar o faturamento, quitar ou parcelar débitos, atualizar regularmente informações cadastrais e entregar as obrigações acessórias dentro do prazo. 

Caso receba uma notificação de exclusão, corrija a falha prontamente e apresente as devidas comprovações ao Fisco.

Lembre-se de que o Simples Nacional foi criado para impulsionar pequenos negócios, mas a concessão de benefícios exige contrapartidas como disciplina financeira, transparência e cumprimento de regras. 

Se você adotar uma rotina de boas práticas administrativas, seu negócio poderá se manter nesse regime, aproveitando todos os benefícios do menor custo tributário e menos burocracia.

Quer garantir que a sua empresa não seja excluída pelo Simples Nacional e manter a saúde fiscal em dia? 

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Fale conosco e descubra como podemos ajudar você a manter o foco na expansão do seu negócio, sem surpresas desagradáveis com o Fisco!

 

Enquadramento no Simples Nacional: como solicitar?

Enquadramento no Simples Nacional: como solicitar?

Enquadramento no Simples Nacional: como solicitar? Essa é uma das principais dúvidas de quem está começando um negócio ou precisa ajustar seu regime tributário para obter vantagens fiscais e simplificar obrigações legais. 

O Simples Nacional é um regime criado especificamente para micro e pequenas empresas, oferecendo redução de burocracia e, muitas vezes, uma carga tributária menor em comparação aos regimes de Lucro Presumido ou Lucro Real. 

No entanto, para desfrutar desses benefícios, é fundamental entender como se dá o processo de enquadramento no Simples Nacional e quais requisitos devem ser observados antes de fazer a solicitação.

Ao longo deste artigo, você descobrirá quem pode aderir ao Simples Nacional, quais são as principais vantagens, quais documentos e procedimentos são exigidos no processo de solicitação e como fazer tudo de maneira correta e segura. 

Também abordaremos pontos importantes, como o prazo para solicitação, formas de regularizar pendências e as situações que podem impedir o enquadramento. 

Continue a leitura e fique por dentro de tudo o que é necessário para ingressar nesse regime tributário tão importante para pequenos empreendedores.

O que é o Simples Nacional?

O Simples Nacional é um regime que foi criado pela Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, com o objetivo de unir vários tributos em uma única guia de pagamento e simplificar a vida do empreendedor. 

Nesse regime, o empresário paga impostos federais, estaduais e municipais em uma só via, conhecida como DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).

Principais tributos unificados:

  • Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ)
  • Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)
  • PIS/PASEP
  • COFINS
  • Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI)
  • Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS)
  • Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS)
  • Contribuição Patronal Previdenciária (CPP)

Ao optar pelo Simples, a empresa passa a calcular todos esses impostos de forma unificada, com base em tabelas progressivas que variam conforme a receita bruta acumulada e o setor de atividade. 

Para o empreendedor, isso representa simplificação burocrática e, em muitos casos, redução da carga tributária.

Quem pode fazer o enquadramento no Simples Nacional?

Antes de saber como solicitar o enquadramento no Simples Nacional, é fundamental conhecer os requisitos para adesão. De modo geral, podem optar por esse regime as empresas que:

  • Possuem faturamento anual limitado a R$ 4,8 milhões (no caso de empresas com mais de um estabelecimento, considera-se a soma do faturamento de todos).
  • Exerçam atividade permitida pela legislação do Simples Nacional. Atividades vedadas, como instituições financeiras e algumas atividades de locação de imóveis, não podem participar.
  • Estejam em dia com suas obrigações fiscais: não ter débitos com a Receita Federal, a Fazenda Estadual ou a Prefeitura Municipal.

Além disso, profissionais autônomos com nível de faturamento mais baixo também podem se enquadrar como MEI (Microempreendedor Individual), mas esse é outro regime específico, com limites ainda menores de faturamento (R$ 81 mil anuais). 

Já para empresas que ultrapassem o limite de R$ 4,8 milhões, será necessário migrar para o regime de Lucro Presumido ou Lucro Real.

Vantagens do enquadramento no Simples Nacional

Por que tantas empresas têm interesse no enquadramento no Simples Nacional? A resposta está nos benefícios, que podem fazer grande diferença no bolso do empreendedor e na rotina do negócio:

  1. Redução da burocracia: Em vez de emitir várias guias para impostos distintos, o empresário gera apenas o DAS, facilitando os processos de pagamento e controle tributário.
  2. Alíquotas menores: Dependendo do faturamento e do tipo de atividade (comércio, indústria ou serviços), as alíquotas podem ser inferiores às dos outros regimes.
  3. Obrigações acessórias simplificadas: A empresa precisa cumprir menos declarações e registros do que quem está no Lucro Presumido ou Lucro Real.
  4. Incentivo ao crescimento: Até atingir o limite de R$ 4,8 milhões, a empresa paga impostos de forma escalonada, conforme o volume de vendas.
  5. Unificação de contribuições previdenciárias: A CPP (Contribuição Patronal Previdenciária) está incluída no DAS, simplificando a relação com a Previdência.

Essas vantagens fazem do Simples Nacional um regime muito atrativo para micro e pequenas empresas. Entretanto, antes de entrar nele, deve-se atentar aos prazos e à regularidade fiscal para não cometer erros que impeçam a adesão.

Como solicitar o enquadramento no Simples Nacional?

Agora que você entende por que o enquadramento no Simples Nacional é tão importante, vamos ao passo a passo de como efetuar a solicitação. 

Vale lembrar que o processo é feito de forma online, por meio do site da Receita Federal ou do Portal do Simples Nacional, e requer atenção aos detalhes e prazos.

1.Verificar pendências fiscais

Antes de qualquer coisa, é importante garantir que a empresa não tenha débitos pendentes com nenhum ente federativo. 

Se houver débitos com a Receita Federal, estado ou município, será necessário regularizar essas pendências. Caso contrário, o pedido de enquadramento não será aceito.

2.Cadastro e dados atualizados

Certifique-se de que o CNPJ esteja ativo e de que os dados cadastrais junto aos órgãos competentes (Junta Comercial, Prefeitura, entre outros) estejam corretos. 

Atividades incompatíveis com o Simples devem ser excluídas ou ajustadas. Se houver mudança na atividade principal, é fundamental atualizar a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE).

3.Acessar o Portal do Simples Nacional

Com tudo em ordem, acesse o Portal do Simples Nacional (ou o site da Receita Federal) para iniciar o processo de solicitação de opção pelo regime. 

Para isso, você pode usar o código de acesso do Simples Nacional ou o certificado digital (caso a empresa possua).

No menu principal, procure a seção “Simples – Serviços” e, em seguida, “Opção” ou “Solicitação de Opção pelo Simples Nacional”.

4.Preencher o formulário de solicitação

O sistema exibirá um formulário no qual você deve confirmar dados cadastrais da empresa, informar se existem pendências a regularizar e declarar que cumpre os requisitos legais. Tenha em mãos:

  • Dados de sócios e administradores;
  • Atividades econômicas exercidas;
  • Endereço atualizado;
  • Informações adicionais exigidas pela Receita Federal.

5.Aguardar análise e conclusão

Após o envio, o sistema faz a verificação automática de pendências. Caso não encontre irregularidades, a opção será aprovada. 

Você pode acompanhar o status pelo mesmo portal. Se o enquadramento for confirmado, o regime passa a valer a partir do mês de solicitação ou, se estiver dentro do prazo legal de adesão, retroage ao início do ano-calendário, dependendo de quando o pedido foi feito.

Prazo para solicitar o enquadramento no Simples Nacional

A legislação estabelece um prazo específico para optar pelo Simples Nacional. Em geral, quem já tem CNPJ e deseja migrar para o Simples deve fazer a opção até o último dia útil de janeiro de cada ano. 

Se a empresa for constituída recentemente, é possível solicitar o enquadramento em até 30 dias após a inscrição no CNPJ, desde que não se ultrapasse 180 dias da data de abertura. Nesse caso, a opção retroage à data de abertura do CNPJ.

Atenção aos prazos anuais

Se você perder o prazo anual (até o último dia útil de janeiro), só poderá entrar no Simples no próximo ano, a menos que seja uma nova empresa constituída. 

Por isso, é fundamental planejar-se para fazer a solicitação dentro do período adequado, evitando ficar mais tempo do que o necessário em outro regime com carga tributária maior.

Principais erros que impedem o enquadramento no Simples

Mesmo entendendo como solicitar o enquadramento no Simples Nacional, alguns erros comuns podem atrapalhar o processo. Veja os mais frequentes:

Débitos não pagos: Ao deixar de quitar tributos atrasados, o empreendedor terá o pedido de opção pelo Simples recusado.

Atividade não permitida: Determinadas atividades, como instituições financeiras ou empresas de segurança privada, são vedadas no Simples. Mantenha sua CNAE atualizada e confira a lista de atividades permitidas.

Falta de atualização cadastral: Dados incorretos no CNPJ, mudança de endereço ou alteração contratual não registrada podem gerar inconsistências e barrar a adesão.

Perda do prazo: Solicitar depois do último dia útil de janeiro (no caso de empresas já em funcionamento) significa ficar de fora do Simples durante todo o ano-calendário.

Faturamento além do limite: Se a empresa faturar acima de R$ 4,8 milhões no ano, não poderá aderir ou permanecer no Simples.

Situações especiais no enquadramento

Algumas situações exigem cuidado extra. Por exemplo:

  • Empresa com filial em outro estado: a soma do faturamento de todas as filiais não pode ultrapassar o limite estabelecido.
  • Alteração de porte: uma microempresa (ME) pode virar empresa de pequeno porte (EPP) se o faturamento crescer, mas ainda dentro do limite do Simples. É preciso atualizar esse dado junto aos órgãos competentes.
  • Inclusão de nova atividade: caso você deseje acrescentar um ramo de atividade, verifique se ela é compatível com o Simples Nacional.

O que acontece após a aprovação?

Uma vez aprovado o enquadramento no Simples Nacional, a empresa passa a recolher todos os tributos por meio do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), cuja data de vencimento é todo dia 20 do mês subsequente àquele em que ocorreu o fato gerador.

Emissão do DAS e obrigações acessórias

Além de emitir a guia mensal do DAS, o negócio precisa cumprir algumas obrigações acessórias, como a Declaração Anual do Simples Nacional (DEFIS), e, em alguns estados e municípios, há obrigações específicas relacionadas ao ICMS e ao ISS. 

É menos burocrático que os outros regimes, mas ainda assim requer acompanhamento de um contador para garantir que tudo seja feito corretamente.

Monitoramento do faturamento

Uma vez no Simples, não se deve perder de vista o limite de R$ 4,8 milhões. Se a empresa ultrapassar esse valor, será desenquadrada no ano seguinte, ou até mesmo no mesmo ano em situações mais específicas, podendo arcar com impostos mais altos e outras obrigações complexas de Lucro Presumido ou Lucro Real.

Por que contar com suporte contábil ao optar pelo Simples?

Embora o processo de solicitação de enquadramento no Simples Nacional seja relativamente simples no aspecto burocrático (pois pode ser feito online), contar com um escritório de contabilidade especializado faz toda a diferença no resultado final. 

Um contador experiente auxilia em:

  • Análise de viabilidade: ajudando a confirmar se o Simples realmente é vantajoso ou se outro regime pode ser melhor;
  • Levantamento de débitos: identificando pendências que possam impedir a adesão;
  • Preenchimento correto dos dados: evitando erros cadastrais que podem atrasar ou barrar a aprovação;
  • Planejamento tributário: mesmo no Simples, há estratégias para reduzir ainda mais a carga de impostos, especialmente quando a empresa presta serviços e quer migrar de um anexo para outro;
  • Orientação contínua: garantindo que a empresa fique em dia com as obrigações acessórias e evite riscos de exclusão.

Como funciona a exclusão do Simples Nacional?

É importante mencionar que a empresa pode sair do Simples Nacional de forma voluntária ou involuntária. 

Na exclusão voluntária, o contribuinte decide, por exemplo, migrar para o Lucro Presumido. Já na involuntária, a Receita Federal exclui a empresa quando identifica alguma infração grave, como:

  • Ter atividade vedada;
  • Exceder o limite de faturamento;
  • Acumular débitos sem regularização.

Em caso de exclusão, a empresa passa a recolher impostos pelos outros regimes a partir do ano-calendário seguinte ou até mesmo retroativamente, dependendo das circunstâncias.

Conclusão: fique atento ao prazo e às regras para ingressar no Simples

O enquadramento no Simples Nacional é uma ferramenta poderosa para reduzir burocracia e, na maioria dos casos, diminuir a carga tributária de micro e pequenas empresas. No entanto, é essencial observar os prazos, sanar pendências e estar em conformidade com a legislação. 

Uma vez que a opção seja aprovada, o empreendedor deve manter um controle regular do faturamento e das obrigações acessórias para não perder o benefício.

Se você deseja contar com uma equipe contábil que domine todos esses detalhes, garantido que a solicitação seja feita de maneira correta e eficiente, pode contar com o apoio de especialistas. 

Uma boa assessoria assegurará que seu negócio aproveite ao máximo as vantagens do Simples, ao mesmo tempo que mantém total conformidade fiscal e legal.

Precisa de ajuda para efetuar o enquadramento no Simples Nacional e aproveitar todos os benefícios desse regime? 

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Como regularizar sua empresa e evitar problemas com o fisco

Como regularizar sua empresa e evitar problemas com o fisco

Regularizar sua empresa e evitar problemas com o fisco é uma preocupação central para qualquer empreendedor que deseja crescer de forma sustentável, manter uma boa reputação no mercado e afastar a possibilidade de multas ou sanções legais. 

Em meio à complexa legislação tributária brasileira, é fundamental entender os passos necessários para manter a regularidade do negócio, desde a abertura até a manutenção de obrigações periódicas. 

Neste artigo, vamos abordar as principais dicas e estratégias para você regularizar sua empresa e evitar problemas com o fisco, garantindo tranquilidade e segurança para o seu empreendimento.

Entenda a importância de formalizar o seu negócio

Muitas pessoas iniciam atividades empresariais de forma autônoma ou informal, acreditando que assim têm menos custos ou menos obrigações. 

No entanto, manter uma empresa sem a devida formalização é um risco considerável. Além de estar sujeita a possíveis fiscalizações e penalizações, a falta de registro limita o acesso a linhas de crédito, parcerias comerciais e outros benefícios.

Vantagens de ter uma empresa regularizada

  1. Credibilidade no mercado: Fornecedores, clientes e bancos tendem a confiar mais em negócios que funcionam legalmente.
  2. Acesso a incentivos governamentais: Algumas linhas de financiamento, subsídios e programas de incentivo são exclusivos para empresas formalizadas.
  3. Segurança jurídica: Ao constituir uma empresa conforme a lei, você protege o seu patrimônio pessoal em vários aspectos, dependendo do tipo societário escolhido.
  4. Menos riscos de multas e sanções: Manter a regularidade reduz drasticamente a possibilidade de enfrentar penalidades aplicadas pelo Fisco.

Formalizar a sua atividade é, na verdade, um investimento que garante solidez e reduz riscos de longo prazo.

Passos fundamentais para abrir e regularizar sua empresa

Para regularizar sua empresa e evitar problemas com o fisco, é crucial conhecer os passos principais para abrir o negócio corretamente. 

A seguir, apresentamos um panorama do processo, que pode variar de acordo com o estado ou o município, mas segue uma estrutura geral:

Escolha da natureza jurídica e elaboração do contrato social

O primeiro passo para abrir uma empresa é definir qual será a forma jurídica mais adequada ao seu caso, como:

  • MEI (Microempreendedor Individual): para negócios com faturamento anual de até R$ 81 mil e apenas um funcionário (quando permitido pela legislação de cada atividade).
  • Empresário Individual (EI): para quem deseja ter uma empresa em nome próprio, mas não se enquadra como MEI.
  • Sociedade Limitada (LTDA): quando há mais de um sócio, limitando a responsabilidade ao capital social investido.
  • Sociedade Limitada Unipessoal (SLU): possibilita ter responsabilidade limitada mesmo com um único sócio

Com a natureza jurídica definida, é hora de elaborar o contrato social, especificando as atividades, participação de sócios (se houver), capital social, entre outros detalhes essenciais. 

Esse documento é registrado na Junta Comercial do estado ou no Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas, conforme o tipo empresarial.

Obtenção do CNPJ

Depois do registro na Junta Comercial ou no cartório competente, o próximo passo é obter o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) junto à Receita Federal. 

Esse cadastro é feito online, e a liberação do número costuma ser relativamente rápida.

Inscrições estadual e municipal

Dependendo da atividade, pode ser necessária a inscrição na Secretaria de Fazenda do estado (para negócios que lidam com produtos sujeitos ao ICMS) e a inscrição municipal na Prefeitura (para empresas prestadoras de serviços sujeitas ao ISS). 

Essas inscrições permitem a emissão de notas fiscais e também controlam o recolhimento de impostos locais.

Alvarás e licenças

Para regularizar sua empresa e evitar problemas com o fisco, é fundamental obter alvará de funcionamento, licença sanitária, vistoria do Corpo de Bombeiros e outras autorizações específicas ao segmento de atuação. 

O processo de licenciamento varia de acordo com a natureza do negócio e com o município onde ele está instalado. Não negligencie essa etapa, pois operar sem alvarás pode resultar em multas e interdições.

Registro em órgãos de classe

Algumas atividades específicas, como advocacia, engenharia, medicina ou contabilidade, exigem registro no respectivo conselho de classe. Verifique se a sua profissão demanda esse tipo de habilitação e mantenha-o atualizado.

Principais obrigações e cuidados para manter a empresa regularizada

Não basta apenas abrir a empresa e obter o CNPJ. Para regularizar sua empresa e evitar problemas com o fisco de forma permanente, é essencial cumprir uma série de obrigações tributárias, trabalhistas e previdenciárias. Entre as mais comuns, destacam-se:

Emissão de notas fiscais

Toda venda de mercadoria ou prestação de serviço deve ser acompanhada da emissão de nota fiscal, conforme a legislação. 

Não emitir notas pode caracterizar sonegação fiscal. Existem plataformas que facilitam esse processo, desde softwares de gestão até sistemas gratuitos disponibilizados por secretarias de fazenda estaduais.

Pagamento de impostos e contribuições

Dependendo do regime tributário escolhido (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real), a empresa terá de recolher impostos em diferentes guias e alíquotas. 

O ideal é contar com uma contabilidade especializada para evitar equívocos, multas e juros. Impostos como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, ISS, ICMS e INSS Patronal podem incidir sobre a receita bruta ou sobre o lucro, conforme o regime.

Folha de pagamento e obrigações trabalhistas

Se a empresa possui funcionários, é necessário recolher encargos como FGTS, INSS e efetuar o pagamento de salários até o quinto dia útil do mês. 

Também deve-se cumprir obrigações como o envio de informações pelo eSocial, a emissão de holerites e a elaboração de contratos de trabalho. O descumprimento dessas normas pode gerar reclamatórias trabalhistas e multas.

Declarações e obrigações acessórias

Além dos impostos, existem declarações periódicas que devem ser enviadas aos órgãos competentes, como:

  • DEFIS (Simples Nacional): Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais para empresas do Simples.
  • DCTF e ECF (Lucro Presumido e Lucro Real): Demonstração de Débitos e Créditos Tributários Federais e Escrituração Contábil Fiscal.
  • SPEDs: Sistema Público de Escrituração Digital, que abrange notas fiscais, contabilidade e outras obrigações.

Deixar de enviar uma dessas declarações no prazo implica multas e, em alguns casos, pode até suspender a regularidade da empresa.

Como escolher o melhor regime tributário para o seu negócio

Regularizar sua empresa e evitar problemas com o fisco também envolve selecionar o regime tributário adequado. As opções principais são:

Simples Nacional: voltado para micro e pequenas empresas com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões. Unifica oito tributos em uma só guia (DAS) e simplifica a rotina fiscal.

Lucro Presumido: Indicado para empresas com faturamento de até R$ 78 milhões/ano e com uma margem de lucro mais alta. A tributação é calculada a partir de um percentual presumido de lucro sobre a receita.

Lucro Real: Geralmente adotado por grandes empresas, especialmente aquelas com margens de lucro baixas ou que precisam de maior controle para compensar prejuízos fiscais. É mais complexo, mas pode ser vantajoso se o lucro efetivo for menor que o presumido.

Escolher corretamente evita pagar impostos além do necessário e reduz a exposição a autuações do Fisco. A ajuda de um contador experiente é essencial nessa análise.

Por que manter uma contabilidade especializada é importante

Administrar um negócio envolve várias frentes: vendas, marketing, atendimento ao cliente, gestão de pessoas e, claro, a parte financeira e contábil. 

Uma contabilidade especializada é fundamental para quem quer regularizar sua empresa e evitar problemas com o fisco, pois ela:

  • Auxilia na constituição da empresa: definindo o melhor tipo societário e providenciando os registros necessários.
  • Cuida das obrigações fiscais: calculando impostos, preenchendo declarações e evitando atrasos nos pagamentos.
  • Orienta em questões trabalhistas: gerindo folhas de pagamento, contratos e encargos.
  • Realiza planejamento tributário: buscando a otimização fiscal dentro da lei.
  • Evita multas e autuações: ao manter tudo dentro da conformidade legal.

Portanto, se você deseja investir tempo e energia na expansão do negócio, contar com suporte contábil confiável é indispensável.

Como manter a saúde financeira do negócio e prevenir riscos fiscais

Cumprir obrigações legais e fiscais não é suficiente se as finanças da empresa estiverem desorganizadas. 

Uma gestão financeira sólida é a base para regularizar sua empresa e evitar problemas com o fisco a longo prazo. Veja alguns cuidados necessários:

Separação das contas pessoais e empresariais

Misturar o dinheiro pessoal com o da empresa causa confusão, dificulta a contabilidade e pode levar a erros na hora de apurar impostos. 

Abra uma conta bancária específica para o negócio e mantenha um registro rigoroso de todos os pagamentos e recebimentos.

Fluxo de caixa controlado

Uma das principais razões para atrasos no pagamento de tributos é a falta de dinheiro em caixa. 

Elabore projeções de fluxo de caixa, prevendo despesas fixas (como aluguel, salários, impostos) e receitas estimadas. Assim, você evita surpresas e planeja os pagamentos antecipadamente.

Reserva para emergências e obrigações

É recomendável manter uma reserva financeira para cobrir imprevistos, como uma queda nas vendas ou a necessidade de quitar um imposto não planejado. 

Essa prática confere maior estabilidade e reduz o risco de endividamento ou atrasos nas obrigações.

Análise periódica de resultados

Para regularizar sua empresa e evitar problemas com o fisco, é útil realizar análises mensais ou trimestrais do desempenho financeiro, avaliando indicadores como lucratividade, endividamento e rentabilidade. 

Com dados claros, você pode tomar decisões de forma mais consciente, inclusive planejando investimento em tecnologia, pessoal ou ampliação do espaço físico.

Principais erros que levam a problemas com o fisco

  1. Omissão de receitas: Deixar de declarar rendimentos pode resultar em multas elevadas e investigações de sonegação fiscal.
  2. Não emitir notas fiscais: Esse hábito facilita a ação do Fisco em fiscalizações, que pode autuar a empresa e exigir o recolhimento retroativo de impostos.
  3. Atrasar declarações e guias: Cada tipo de atraso gera multas diárias ou mensais, aumentando a dívida da empresa.
  4. Não atualizar dados cadastrais: Mudanças de endereço, atividade ou quadro societário devem ser informadas aos órgãos competentes para manter a regularidade.
  5. Falta de assessoria contábil: Tentar controlar tudo sem ajuda especializada aumenta o risco de erros e de não cumprimento dos prazos legais.

Passo a passo para regularizar pendências fiscais

Se, por algum motivo, sua empresa já estiver em situação irregular, é possível corrigi-la. O processo inclui:

1.Identificação das pendências: Verifique no site da Receita Federal (e-CAC), na Secretaria de Fazenda estadual e na Prefeitura se existem débitos ou obrigações não cumpridas.

2.Negociação ou parcelamento: Caso haja dívidas, verifique a possibilidade de parcelá-las, evitando exclusão de regimes como o Simples Nacional ou ações de cobrança judicial.

3.Retificação de declarações: Se houver erros em declarações já enviadas, você pode retificá-las para corrigir as informações.

4.Documentação de comprovação: Em caso de notificações ou autuações, apresente documentos que comprovem a regularização ou contestem eventuais divergências.

5.Acompanhamento constante: Após a resolução, mantenha a rotina em dia para prevenir reincidências.

Atualizações legislativas e a importância de estar informado

A legislação tributária brasileira passa por mudanças frequentes, seja por meio de novas instruções normativas, leis complementares ou decretos estaduais e municipais. 

Uma empresa que não acompanha essas alterações corre o risco de descumprir normas atualizadas e, assim, sofrer penalidades.

Para regularizar sua empresa e evitar problemas com o fisco de maneira contínua, é importante:

  • Ficar atento a portais oficiais: Receita Federal, Secretarias de Fazenda estaduais, Prefeituras, e assim por diante.
  • Participar de cursos e eventos: Sempre que possível, mantenha-se atualizado sobre novidades em tributação e gestão contábil.
  • Manter contato estreito com sua contabilidade: Profissionais contábeis se dedicam a acompanhar essas mudanças, podendo alertá-lo sobre o que é relevante para o seu negócio.

Conclusão: Uma gestão adequada garante tranquilidade e crescimento sustentável

Para regularizar sua empresa e evitar problemas com o fisco, a chave está em combinar planejamento, organização financeira e auxílio de um serviço contábil especializado. 

A formalização e a manutenção da regularidade não são apenas uma exigência legal, mas também um pilar que sustenta a credibilidade e a prosperidade do seu negócio no mercado. 

Ao seguir os passos apresentados neste artigo, você estará no caminho certo para manter seu empreendimento sempre em conformidade, focando na expansão e na melhoria contínua dos processos.

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